Achtung, Achtung! Eine Alert-Funktion hilft Ihnen aus dem Kennzahlen-Chaos

von Jens Siebertz

Business-Intelligence-Lösungen helfen uns alle wichtigen Kennzahlen zu überblicken. Das klingt natürlich erst einmal sehr pragmatisch. Doch machen schöne Dashboards, wenn man sie einmal erstellt und den Dreh raushat, natürlich auch Spaß. Der ein oder andere kann dann auch schnell zur Visualisierungssucht neigen. Schön aufbereitet überblickt man eben alles besser und erkennt Veränderungen schnell. Oder etwa nicht?

Denn vor lauter Visualisierung und Datenaufbereitung kann es hin und wieder passieren, dass die wichtigen Kennzahlen untergehen und man vor lauter Diagrammen eine interessante Veränderung übersieht. Also ganz alltägliche Herausforderungen, die bei den nahezu allgegenwärtigen Trendthemen wie Artificial Intelligence oder dem Internet der Dinge in der Data-Analytics-Branche häufig ins Hintertreffen geraten. Ich persönlich konzentriere mich daher auch gerne auf die Themen, die den Anwendern nicht nur in Zukunft, sondern schon heute in ihrer täglichen Arbeit eine enorme Verbesserung in der Anwendung bringen.

Ein Beispiel dafür sind Chatbots. Wie schon in einem anderen Beitrag von mir beschrieben, kann eine Messenger-Funktion helfen, Kennzahlen, die besorgniserregend ab- oder ansteigen, sofort zu kommunizieren. Chatbots sind – sehr grob beschrieben - nicht-menschliche Chatpartner, mit denen man via Sprache interagieren kann. Dahinter stecken textbasierte Dialogsysteme, die auf Schlüsselwörter, vordefinierte Regeln oder auch via künstlicher Intelligenz reagieren. So ist es möglich, mit dem eigenen BI-System zu kommunizieren und Kennzahlen abzufragen. Ein Alert-Dienst nutzt den Chatbot, um alarmierende Veränderungen in den Unternehmenskennzahlen zu melden. Dabei können alle wichtigen Kennzahlen in einer Anwendung zusammengeführt werden.

Ein Beispiel aus meiner eigenen Praxis

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich habe viele verschiedene Dashboards, die ich zur Visualisierung unterschiedlicher Kennzahlen nutze: Arbeitsstunden von verschiedenen Mitarbeitern, Projekte und deren Status, Umsatz oder Auftragseingänge. Doch sind nicht alle Kennzahlen ausschlaggebend für meinen tagtäglichen Überblick über das Geschehen. Deshalb hat einer meiner Mitarbeiter eine Konsole entwickelt, welche die wichtigsten Kennzahlen zusammenführt. Ich werde benachrichtigt, wenn ein alarmierender Wert erreicht wird. Habe ich beispielsweise festgelegt, dass der Auftragseingang pro Monat nicht unter X Euro sinken darf, werde ich per Chatbot informiert, sobald der monatliche Auftragseingang unter dieser Grenze ist.

Warum ist das wichtig?

Daten explodieren zurzeit weltweit - gerade in Unternehmen. Laut International Data Corp (IDC) wird die Datenerstellung bis zum Jahr 2025 insgesamt 163 Zettabytes erreichen. Das entspricht allen derzeit bei Netflix gespeicherten Serien und Filmen – wenn man sie etwa 500 Millionen Mal schaut. Dabei liegt die jährliche Wachstumsrate aller Daten zwischen 2015 und 2025 bei 30 Prozent. Daten aufbereiten und auswerten wird somit unerlässlich, um einen Überblick zu behalten.

Eine zielgerichtete Datenvisualisierung und -analyse ist für mich wichtig, um den Unternehmenserfolg zu messen und Chancen sowie Risiken frühzeitig zu erkennen. Entsprechend dieser Datenexplosion gibt es aber auch mittlerweile in Unternehmen, die Business-Intelligence-Lösungen nutzen, viele Dashboards und Reports. Das Problem der Übersichtlichkeit wird damit mit Blick auf den gesamten Datenberg kleiner, aber häufig nicht wirklich klein genug, um den Blick für das Wesentliche zu erhalten.

Die Vorteile von Chatbots

Der größte Vorteil von Chatbots ist natürlich, unmittelbar einen Überblick zu gewinnen. Keine relevante Kennzahl geht so verloren und man weiß immer in Echtzeit, wo sich die wichtigsten KPIs zurzeit bewegen. Zudem ist ein Alarm ein schnelles Indiz dafür, dass etwas nicht wie gewollt gelaufen ist. So sind entsprechend schnelle Reaktionen möglich – und das nicht wie beim gewöhnlichen Reporting, bei dem erst am Ende des Monats auffällt, wie schlecht man die letzten 30 Tage performt hat. Kritische Geschäftsinformationen werden auf schnellstem und effizientestem Weg kommuniziert.

Zusätzlich kann man bestimmten Mitarbeitern in seinem Team ganz einfach bestimmte Aufgaben zuordnen. Mitarbeiter XY soll die Lagerbestände kontrollieren, Mitarbeiter Z soll darauf achten, dass der Auftragseingang pro Monat um einen bestimmten Prozentsatz gesteigert wird. So kann ich bestimmte Kennzahlen auch schnell mit Mitarbeitern verknüpfen und Informationen direkt an die richtigen Personen weitergeben, die dementsprechend Handlungen einleiten können. Außerdem kann die Technologie Unternehmen helfen, die Anwenderzahl von Business Intelligence Lösungen zu erhöhen, da sie so ganz einfach Kennzahlen zugewiesen bekommen und eine breite Masse über Messenger-Dienste verfügt. Jeder, der einen Chat nutzt, kann mit der BI-Lösung verbunden werden. Langwierige Trainings oder Vorkenntnisse der Mitarbeiter sind nicht nötig.

Fazit

Natürlich sind große Trends wie künstliche Intelligenz oder das Internet der Dinge für uns zukunftsweisende Kräfte, über die wir uns als Anbieter von Business-Intelligence-Lösungen täglich Gedanken machen. Dennoch stehen die Unternehmensrealität und die täglichen Arbeitsprozesse unserer Kunden häufig im Vordergrund und erfordern schnelle und effiziente Lösungen. Aufgrund des steigenden Datenvolumens werden Business-Intelligence-Systeme in Unternehmen immer wichtiger. Um aber die wesentlichen Kennzahlen und deren Entwicklung kontinuierlich im Blick zu haben, können Alert-Dienste unterstützen. Die Chatbots sind immer in Alarmbereitschaft.

Wie behalten Sie den Überblick über Kennzahlen? Nutzen Sie bereits ähnliche Alert-Dienste?

 

 



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Über den Autor

  • Jens Siebertz

    Jens Siebertz arbeitet seit 2003 bei der INFORM und beschäftigt sich hauptsächlich mit den Themenschwerpunkten Business Intelligence, Management Reporting, Data Analysis und Produktionscontrolling.

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