Aus dem Homeoffice zurück ins Büro: Wie unser System zur Lkw-Zeitfensterbuchung dabei hilft

von Oliver Graf
Praktikant Finn Zuhause am Rechner
Nach drei Online-Semestern absolviert Finn sein Praxissemester bei INFORM und möchte den beruflichen Alltag näher kennenlernen – am liebsten live im Büro.

Am 1. Juli ist die Homeoffice-Regelung der Corona-Arbeitsschutzverordnung ausgelaufen aber der konventionelle Büroalltag aus der Zeit „vor Corona“ ist noch nicht wieder eingetreten. INFORM hat früh reagiert und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits vor der Verordnung ermöglicht aus dem Home-Office zu arbeiten. Bei hohen Inzidenzwerten war die Arbeit im Büro nur mit einer Sondergenehmigung möglich. Bei mittleren bis niedrigen Inzidenzwerten ist die Nutzung der Räumlichkeiten mit genügend Sicherheitsabstand und begrenzten Kapazitäten erlaubt.

Aus unserer Arbeitsgruppe „Mobiles Arbeiten“ kam die Anforderung, die Anwesenheit im Gebäude des Geschäftsbereichs Industrielogistik mit einem System zu steuern. Die Idee, unser System SYNCROSUPPLY zu nutzen, entstand – wie so viele Ideen – in einem Gespräch.

Foto eines Bildschirms auf dem die Software zur Zeitfensterbuchung im Büro ausgeführt wird

Die Software wird normalerweise dafür eingesetzt, in der Lieferlogistik den LKW-Zulauf zu steuern. Statt einer Lieferung buchen wir einen Arbeitsplatz.

Eigentlich eine Logistiklösung für die Lieferlogistik

Das Zeitfenstermanagement von SYNCROSUPPLY wird an den Werksstandorten produzierender Unternehmen eingesetzt. Staus vor und im Werk werden vermieden und Ladestellen gleichmäßig ausgelastet. Speditionen buchen über ein Portal Zeitfenster, die entsprechend der Ladestellenkapazitäten und -öffnungszeiten zur Verfügung stehen. Dabei lässt sich die Software mit standortspezifischen Stammdaten flexibel anpassen und mit optionalen Modulen erweitern.

Das Cloud-System für die Bürobelegung zweckendfremdet

Für die Funktion zur Arbeitsplatzbuchung haben wir die Software zweckentfremdet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Spediteure und Lkw zugleich und können 60-minütige Zeitfenster an den „Büro-Ladestellen“ buchen.

Foto eines Bildschirms auf dem die Büroauslastung in der Software angezeigt wird.

Übersicht der Bürobelegung: Im Gantt-Chart sieht man die genaue Kapazitätsauslastung.

Die Lademenge sind die Stunden, die im Büro verbracht werden. Jedes Team entspricht einer Ladestelle mit einer maximalen Kapazität (=Bürobelegung), die nicht überschritten werden darf. So organisieren wir selbstständig unsere Anwesenheit und halten die Hygieneregeln ein. Insgesamt 130 Mitarbeitende buchen so bei Bedarf ihren Arbeitsplatz. Auch eine deutlich höhere Zahl wäre kein Problem, steuert das System bei unseren Kunden täglich die Ankunft von teilweise bis zu 1.000 Lkw in einem Werk.

Nach minimalen Anpassungen einsatzbereit

Die Bürobelegung läuft in einem eigenen Mandanten unseres SYNCROSUPPLY Cloud-Systems. Auf ähnliche Weise bieten wir Interessierten die Möglichkeit, das System kostenlos zu testen. Daher ist es darauf ausgelegt, dass Mandant und Stammdaten schnell eingerichtet sind.

Finn sitzt an seinem Arbeitsplatz im unterbesetzten Büro

Durch SYNCROSUPPLY ist es Finn möglich im Büro zu arbeiten, ohne einem erhöhten Infektionsrisiko ausgesetzt zu sein.

Wie viele Anpassungen sind nun aber notwendig, um SYNCROSUPPLY für einen anderen Einsatzzweck einzusetzen? Das Ergebnis hat uns selbst überrascht: Keine! Nach nur eineinhalb Stunden war das System konfiguriert. Die Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden per Schnittstelle importiert und eine E-Mail mit Zugangsdaten zur Anmeldung aus dem System versendet. Ein kurzes Onboarding-Video unserer Dokumentationsabteilung führt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einmal durch den Prozess. Nach mittlerweile zwei Monaten ist die Software auf diese Art im Einsatz und es gibt es so gut wie keine Rückfragen.

Dank der kreativen Anwendung unserer Software können wir sicher und ohne Verwaltungsaufwand ins Büroleben zurückkehren. Dies finden vor allem Mitarbeitende gut, die im Büro effektiver arbeiten können. Natürlich ist noch nicht alles beim Alten, aber das Arbeiten an sich ist flexibler geworden und mit unserem System können wir ein hybrides Arbeitsmodell unter sicheren Bedingungen abbilden. Das kommt gut an, wie Umfragen unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestätigen.

Finn steht mit Daumen-hoch vor dem INFORM Gebäude

Finns Fazit: „Die einfache Bedienung des Zeitfenstermanagements bietet mir die Gelegenheit, an mehreren Tagen vor Ort zu sein, um praxisnahe Eindrücke und Erfahrungen zu sammeln"

Wir sind an weiteren Berichten aus der Praxis interessiert. Gerne kommentieren!



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Über den Autor

  • Oliver Graf

    Oliver Graf arbeitet seit 2010 bei der INFORM GmbH und beschäftigt sich hauptsächlich mit den Themen Zeitfenstermanagement, Lkw-Zulaufsteuerung, Echtzeitsteuerung und Transportplanung.

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