Automatisches Einkaufscontrolling – ein Must-have für eine effiziente Beschaffung

von Jens Siebertz
Quelle: William Potter - shutterstock.com

Das Wachstum des Online-Handels scheint kein Ende zu nehmen. Es gibt kaum noch jemanden, der nicht schon etwas über das Internet bestellt hat. Im weltweiten Vergleich liegt Asien an der Spitze des Online-Handels. Dort wuchsen die Verkäufe im E-Commerce im Jahr 2017 um fast 20 Prozent, gefolgt von Europa mit etwa 19 Prozent. Weltweit soll der Umsatz Ende 2017 laut Prognosen auf 1,84 Billionen Dollar gestiegen sein. Die Gründe sind eindeutig: Online-Shops sind rund um die Uhr verfügbar, die Auswahl ist im Vergleich zum stationären Handel geradezu überwältigend und man muss sich nicht mit Hunderten anderen Einkäufern durch die Geschäfte drängeln.

Die Umsetzung der Online-Shops für dieses komfortable Einkaufserlebnis ist hingegen mit einem höheren Aufwand verbunden: Man muss mit seinem Produktportfolio den Geschmack und die Anforderungen der Kunden treffen, um möglichst viel Umsatz zu erzielen.

Das gilt für alle Branchen – auch offline. Ob Automobilhersteller, Maschinenbauer, Mode- oder Lebensmittelhandel: Wer im Einkauf nicht alle Kennzahlen wie Einkaufsvolumen, Ist- und Plankosten oder Lieferantenleistung transparent zur Verfügung stehen hat, versagt spätestens in der Produktion der eigenen oder im Vertrieb eingekaufter Produkte. Um die Einkaufsperformance und dementsprechend die Effizienz nachfolgender Prozesse und letztendlich Umsätze zu steigern, sollten daher alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick verfügbar sein. Nur so können Einsparpotenziale und Umsatzsteigerungen identifiziert und zeitnah berücksichtigt werden.

Eine manuelle Datenverarbeitung ist zu aufwändig

Wer im Einkauf arbeitet, weiß: Alle Datenquellen und -formate manuell zusammenzuführen, kann etliche Stunden und Nerven kosten. Für eine strategische Einkaufssteuerung bleibt dann kaum noch Zeit. Die Kostenanalyse von Zukaufteilen, „Make, Cooperate or Buy“-Entscheidungen oder die Prognose von Preisen sind komplexe Analysen, bei denen alle wichtigen Daten berücksichtigt werden sollten. In der Realität bedeutet diese manuelle Datenzusammenführung und -aufbereitung Arbeitszeit und somit Kosten.

Ein weiteres Problem des manuellen Controllings: Wenn die Daten nach einer zeitaufwändigen Zusammenführung endlich zentral zusammengetragen worden, sind sie häufig schon veraltet. Chancen und Risiken sind dann womöglich bereits vertan.

Deshalb sollten Sie Ihre Kapazitäten stattdessen mit Hilfe eines automatisierten Einkaufscontrollings sinnvoller nutzen und keine Zeit mehr mit unnötigen Aufgaben verschwenden. Zudem ermöglicht eine automatische Datenaufbereitung eine schnelle Integration externer Beschaffungsmarktdaten wie beispielsweise Rohstoffpreise, die in die Analyse miteinfließen und das Ergebnis der Analyse so noch genauer werden lassen können.

Fundierte Verhandlungen und eine präzise Erfolgsmessung

Nicht nur die steigende Datenmenge und deren Unbeherrschbarkeit sprechen gegen ein manuelles Einkaufscontrolling. Auch der Informationsbedarf im und außerhalb des Unternehmens steigt. Wenn Sie mit Kunden oder Lieferanten verhandeln, haben sie dank einem automatischen Einkaufscontrolling eine kennzahlenbasierte Entscheidungsgrundlage. Soll- /Ist-Abweichungen zeigen Ihnen beispielsweise auf einen Blick, ob ein Lieferant stets zu spät oder auch qualitativ schlechte Materialien liefert. Wenn Sie solche Kennzahlen klar visualisieren, vereinfacht es spätere Preisverhandlungen.

Zusätzlich müssen für die Planung, Steuerung und Kontrolle eines strategischen effizienten Einkaufs Ziele definiert werden, die am besten anhand genauer Zahlen festgehalten werden. Diese lassen sich am besten durch die richtige Visualisierung der relevanten Kennzahlen messen und nachverfolgen. Sie glauben, bestimmte Maßnahmen im Einkauf führen nicht an das vordefinierte Ziel? Mit einem automatisierten, zielgerichteten Einkaufscontrolling erkennen Sie dies mit Hilfe weniger Klicks.  

Der nächste Schritt: ein abteilungsübergreifendes Controlling

Mit einem effizienten Einkaufscontrolling ist sicherlich der erste Schritt getan und Sie sind auf einem guten Weg, Ihre Performance im Einkauf langfristig zu steigern. Schauen Sie dennoch über die Grenzen Ihrer Abteilung hinaus. Eine einheitliche Datenaufbereitung und ein zentrales Reporting bieten die Möglichkeit die komplette Supply Chain zu verknüpfen, Schwächen und Stärken zu lokalisieren und kontinuierlich in die Entwicklung einer effizienten Wertschöpfungskette zu investieren. Ein standardisiertes, automatisiertes Controlling unterstützt Sie hierbei – abteilungsübergreifend.

Fazit

Für viele Unternehmen ist der Einkauf einer der wichtigsten Kostenfaktoren. Kein Wunder, dass das Interesse der Unternehmensführung an einer hohen Leistung in diesem Bereich besonders groß und ein sauberes Reporting hier unumgänglich ist. Hindernisse einer manuellen Auswertung sind häufig die Zeitintensität und Ineffizienz. Ein wertorientierter Einkauf sollte dennoch transparent sein und in Echtzeit alle relevanten Kennzahlen übersichtlich aufzeigen können. Diese Transparenz bietet Entscheidungs- und Verhandlungssicherheit.

Die Digitalisierung der Datenaufbereitung hilft Unternehmen, diese Datentransparenz zu erreichen. Außerdem hilft es, die Effizienz im Einkauf zu steigern und eine Basis für ein zentrales ganzheitliches Controlling der gesamten Supply Chain zu schaffen. Branchenunabhängig können steigende Verkaufszahlen so – für alle sichtbar – zu mehr Unternehmenserfolg führen.

Wie setzen Sie ein effizientes Einkaufscontrolling in Ihrem Unternehmen um? Welche Herausforderungen kennen Sie aus dem Einkaufscontrolling?

 

 



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Über den Autor

  • Jens Siebertz

    Jens Siebertz arbeitet seit 2003 bei der INFORM und beschäftigt sich hauptsächlich mit den Themenschwerpunkten Business Intelligence, Management Reporting, Data Analysis und Produktionscontrolling.

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