Confed-Cup 2017 – Eine logistische Herausforderung der Meisterklasse

von Luisa Walendy

Vom 17. Juni bis 2. Juli ist es wieder soweit: Die Fußball-Nationalmannschaften kämpfen beim FIFA-Konföderationen-Pokal zum zehnten Mal um den Sieg. Der sogenannte Confed-Cup dient seit 2001 als organisatorische Generalprobe für die Fußball-Weltmeisterschaft und findet seitdem daher grundsätzlich in dem Land statt, in dem die folgende Weltmeisterschaft veranstaltet wird. Dieses Jahr also in Russland.

Eine Generalprobe für ein Sportereignis mag vielleicht zunächst etwas merkwürdig anmuten. Fußball-Weltmeisterschaften und ähnliche Events in dieser Größenordnung sind aber letztendlich eine besondere logistische Herausforderung. Transporte von Toren, Banden oder TV-Ausrüstung, Licht und Soundanlagen sowie die Montage und der Auf- und Abbau der Ausstattung müssen genau geplant und zeitlich aufeinander abgestimmt sein. Hierzu müssen alle Transporte, deren Be- und Entladen, die Lagerung der Transportverpackungen, Versicherungen und Zölle genauestens organisiert sein. Herausforderungen können hier erfahrungsgemäß an jeder Ecke auftreten.

Auch der Veranstaltungsort spielt eine wichtige Rolle. Abhängig vom Klima, der Infrastruktur und auch der Mentalität der Behörden und Verantwortlichen des Austragslandes kann der Aufwand der Logistik stark variieren.

Die Vergangenheit zeigt: Eventlogistik verlangt viel Einsatz

Und so kann es sein, dass je nach Gegebenheiten des Austragungslandes Flughäfen, Bahnhöfe und der Schienenverkehr für ein großes Fußballevent neu gebaut oder modernisiert werden müssen.

Der Aus- und Neubau von Stadien und der Infrastruktur bei der Europameisterschaft 2016 in Frankreich hat das Land etwa 1,7 Milliarden Euro gekostet. Auch die vorletzte Europameisterschaft in der Ukraine und Polen macht deutlich, welcher Aufwand auch für die jeweiligen Austragungsländer besteht. Ursprünglich sollte Polens Straßennetz mit zusätzlichen etwa 4000 Kilometern Autobahnen und Schnellstraßen ausgebaut werden. Doch diese Pläne konnten nicht bis zum Start der EM umgesetzt werden. Unter anderem wurden große Teile der Strecke von Krakau bis zur ukrainischen Grenze nicht bis zur EM eröffnet.

Bei solchen Verspätungen ist eine reibungslose Logistik natürlich noch schwieriger. Gerade für die Transporte ist die Infrastruktur ein ausschlaggebender Faktor. Bei Events wie der Europameisterschaft oder dem Confed Cup müssen daher geeignete Zufahrtswege grundsätzlich schon im Vorfeld der Veranstaltung ermittelt werden. Auch der Platz für die Ent- und Beladetätigkeiten sowie für die Lagerung von Ausrüstung und Leergut muss vorhanden sein.

Flexibilität ist gefragt

Neben der langfristigen Planung, die ein Großereignis wie der Confed-Cup mit sich bringt, können auch kurzfristige Ereignisse zu logistischen Problemen führen. Beispielsweise sind die Lkw-Transporte so zu organisieren, dass sie trotz unvorhersehbaren Störungen reibungslos ablaufen. Kommt ein Lkw zu früh oder zu spät oder er bringt eine andere Ladung als geplant, hat das nicht nur Auswirkungen auf die Abwicklung dieses einzelnen Transports. Spätere Entladungen und Abläufe können bei der Eventlogistik direkt betroffen sein. Daher müssen Zeitfenster für die Anlieferungen realistisch geplant und schnelle Reaktionen bei Störungen möglich sein. Mit Hilfe von Tracking auf dem Weg befindlicher Lkw anhand von Geodaten ist es zum Beispiel möglich, die Standorte der Lkw genau zu ermitteln und so die Transparenz über die gesamten Anlieferungen und Abholungen zu erhöhen.

Zudem können durch die Zeitfensterbuchung Hochzeiten vermieden werden, in denen mehrere Lkw gleichzeitig anliefern oder abholen. Durch eine gleichmäßige Verteilung der Anfahrten über den Tag hinweg werden Staus am Eventgelände vermieden.

Lkw-Staus werden so verhindert und eine flüssige Eventlogistik ermöglicht. Durch eine flexible Echtzeitplanung werden Wartezeiten in der Ein- und Ausgangslogistik des Events minimiert und die vorhandenen Ressourcen vor Ort optimal ausgelastet.

Fazit

Man merkt schnell: Hinter den Kulissen internationaler Sportveranstaltungen lauert immer eine große logistische Herausforderung. Eine straffe Organisation ist hier unerlässlich. Denn neben internationalen Wegen verkomplizieren sowohl die Masse der Transporte als auch die Gegebenheiten des jeweiligen Veranstaltungsortes die Planung und Koordination der Logistik. Oft beginnt die Planung daher schon Jahre vor dem eigentlichen Event. Erst ein komplexes Zusammenspiel aus verschiedenen Logistikbereichen ermöglicht reibungslose Prozesse und eine gelungene Veranstaltung. Transparenz ist hier ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt, um jederzeit detaillierte Einblicke in den Stand der Lieferungen, Lagersituation oder Transporte zu geben. Trotz aller Planung muss immer noch Spielraum für Flexibilität bleiben. Denn unvorhergesehene Ereignisse, die den ursprünglichen Plan umwerfen, gehören in der Eventlogistik zum Alltag und müssen schnellstmöglich miteinbezogen werden.

Ich wünsche allen Lesern ein interessantes Turnier und einen reibungslosen Eventablauf!



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Über den Autor

  • Luisa Walendy

    Luisa Walendy arbeitet seit 2015 für die INFORM GmbH und schreibt hauptsächlich zu den Themen Produktion und Industrielogistik.

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