Ein/e Bürokaufmann-/frau ist nur für guten Kaffee und die Ablage zuständig? Von wegen!

19.10.2020 // Vanessa Sack

Ein Interview mit Katharina Werny

Vielleicht hat man sich schon einmal selbst dabei ertappt, dass man gewisse Vorurteile bestimmten Berufsbildern gegenüber hat. Zweifellos gibt es viele Berufe, die mit gängigen Klischees verbunden sind. Aber stimmen diese auch mit der Realität überein? Was steckt hinter der Ausbildung zum/r Kaufmann/-frau für Büromanagement? Besteht der Arbeitsalltag dieser Berufsgruppe tatsächlich darin, vorwiegend Kaffee zu kochen, Dokumente abzulegen und Akten zu sortieren? Wir haben unsere Azubine Katharina befragt.

Kannst du dich kurz vorstellen?
Mein Name ist Katharina, ich bin 23 Jahre alt und mache bei INFORM meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement im Geschäftsbereich Industrielogistik und Healthcare Management. Aktuell bin ich im dritten Ausbildungsjahr.

Wie bist du zu der Ausbildung gekommen?
Während meines BWL-Studiums habe ich damals als HiWi in einem anderen Unternehmen hier in der Pascalstraße gearbeitet. INFORM ist mir zu dieser Zeit von einem guten Freund als Ausbildungsbetrieb empfohlen worden.

Worum geht’s in deiner Ausbildung?
Zu Anfang der Ausbildung legt man zwei Wahlqualifikationen fest. Ich habe mich damals für die Bereiche Sekretariat & Assistenz sowie Marketing & Vertrieb entschieden, wobei ich bisher die meiste Zeit meiner Ausbildung im Sekretariat verbracht habe. Hier bin ich für die Organisation des gesamten Büroalltags zuständig: von der Bearbeitung von Aufträgen über die Erstellung und Buchung von Rechnungen bis hin zur Organisation von Reisen und Veranstaltungen. Außerdem empfange ich unsere Kunden, kümmere mich um den Telefondienst und befasse mich mit dem Bestandskundenmanagement. Grundsätzlich kann man sagen, dass ich im Büro für reibungslose Abläufe sorge.

Welche Fächer werden in der Berufsschule behandelt?
Zweimal die Woche geht’s ins Paul-Julius-Reuter-Berufskolleg in Aachen. Hier sind die Hauptfächer Geschäftsprozesse sowie Büroprozesse. Wir Azubis haben auch praktisch orientierte Fächer, wie zum Beispiel Arbeitsrecht, Marketingstrategien, Unternehmensstrukturen oder Preispolitik. Daneben gibt es sogenannte „Splitterfächer“, wie Geschäftsprozesse-Textverarbeitung und -Kommunikationspolitik, und natürlich auch Fächer wie Deutsch, Englisch und Religion.

Was ist das Spannende an deinem Job?
Generell sind viele Aufgaben schon ähnlich aufgebaut. Dennoch ist mein Arbeitstag sehr abwechslungsreich, denn es gibt viele Neuerungen und Einflussfaktoren, auf die man auch mal spontan reagieren muss. Sicherlich ist es auch der Kontakt mit unterschiedlichsten Persönlichkeiten, der meinen Job so spannend macht. Definitiv ist eines sicher: Während der Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement ist man niemals nur für guten Kaffee und die Ablage zuständig ;-).

Welche Eigenschaften sollte man mitbringen?
Die größte Herausforderung ist, sich selbst, seine Aufgaben und Prioritäten zu sortieren und bei Bedarf spontan auf Änderungen reagieren zu können. Daher sind auf jeden Fall ein gutes Organisationstalent und geschicktes Zeitmanagement gefragt. Es gibt viele Termine und Themen, die man gleichzeitig auf dem Schirm behalten muss, damit nichts vom Tisch fällt. Da man viel Kundenkontakt hat, ob persönlich oder am Telefon, sollte man natürlich kommunikativ sein und generell ein freundliches Naturell mitbringen. Auch ein gutes Verständnis für Zusammenhänge und Zahlen ist bei der Aneignung von buchhalterischem Wissen äußerst hilfreich. Ein hohes Maß an Eigeninitiative ist bei INFORM ebenfalls gerne willkommen.

Darfst du weitestgehend eigenverantwortlich arbeiten?
Ich arbeite und handle die meiste Zeit selbstständig. Jeder kennt „seine“ Aufgaben und was er zu tun hat. Da bedarf es keiner großen Erklärung mehr. Sollte ich allerdings Fragen haben, gibt es immer jemanden, an den ich mich wenden kann. Natürlich kann ich auch eigene Ideen in meine Arbeit einfließend lassen. Bei INFORM wird dem einzelnen Mitarbeiter ein hohes Maß an Vertrauen entgegengebracht, sodass man in seinem Job viel Eigenverantwortung übernehmen kann.

Woran arbeitest du derzeit?
Aktuell absolviere ich innerhalb des Geschäftsbereichs ein viermonatiges Praktikum im Vertrieb/Marketing. Bis vor Kurzem hatte ich das Glück, an diversen Vertriebsworkshops teilnehmen zu dürfen. Das war wirklich spannend. Im Vertrieb/Marketing überarbeite ich Präsentationen und pflege einzelne Folien in unsere Bibliothek ein. Außerdem habe ich die Organisation unseres Vertriebs-Postfachs übernommen. Hier gehen alle Anfragen von potenziellen Kunden ein. Ich pflege die Kontakte in unser CRM (Customer Relationship Management System) ein und verteile die Leads an unsere Vertriebler. Daneben müssen viele unserer Angebotsvorlagen in das neue Design gebracht werden, was ich ebenfalls übernehme. Zusätzlich habe ich bei der Erstellung neuer Angebote geholfen und an Terminen mit möglichen Kunden teilgenommen.

Was magst du an deinem Team besonders gerne?
Ich mag die einmalige Art mit Fehlern und stressigen Situationen umzugehen. Und dass wir gemeinsam sehr viel lachen können :-).

Was ist dein Lieblingsplatz in deinem INFORM-Gebäude?
Bei gutem Wetter ist es auf jeden Fall die Dachterrasse! Bei Nässe oder Kälte bevorzuge ich unsere Lounge.

Welche Möglichkeiten hast du nach der Ausbildung?
Die Ausbildung ist nach dem Abschluss vielseitig nutzbar. Wo kann ein Kaufmann bzw. eine Kauffrau für Büromanagement NICHT arbeiten? Die meisten Firmen haben ein Büro für die organisatorischen Abläufe und Aufgaben. Deshalb findet man auch in fast jeder Branche einen Job. Natürlich ist meine Hoffnung groß, dass ich nach meinem Abschluss von INFORM übernommen werde. Mein Plan für die Zukunft ist, ein paar Jahre Praxiserfahrung zu sammeln und anschließend den Betriebswirt zu machen.

Warum sollte man die Ausbildung gerade bei INFORM machen?
Das Arbeitsklima bei INFORM ist einzigartig: flache Hierarchien, offene Türen und eine Begegnung auf Augenhöhe über alle Ebenen hinweg. Alle gehen wertschätzend und vertrauensvoll miteinander um. Darüber hinaus habe ich zu keiner Zeit das Gefühl, für INFORM nur eine Ressource zu sein. Das Unternehmen tut viel für seine Mitarbeiter, geht auf individuelle Wünsche ein und ist sehr bemüht, die Stärken und Schwächen des Einzelnen zu fördern. Mit INFORM habe ich einen Top-Arbeitgeber gefunden und darüber hinaus ein super Team, mit dem ich mich jeden Tag auf die Arbeit freuen kann.

Woher wusstest du, dass die Arbeit hier das Richtige für dich sein könnte?
Ich wusste es nicht :-). Es war aber das, von dem ich wusste, dass ich es zu 100 % machen möchte. Dass sich INFORM in meinen Augen als Arbeitgeber so gut etabliert hat, war ein riesiger Bonus, mit dem ich anfänglich so nicht gerechnet hätte.

Was würdest du Schulabgängern/-innen raten?
Selbst wenn ihr euch nicht sicher seid, was ihr machen möchtet (Wie soll man das in so einem jungen Alter auch wissen?) – traut euch einfach zu scheitern. Ihr werdet aus jeder Situation lernen, das Beste daraus mitnehmen und früher oder später den für euch passenden Job finden.

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