Eine unscheinbare Stellschraube mit großer Wirkung: der Wocheneinsatzfaktor

von Dr. Jörg Herbers

Über Personaleinsatzplanung wird viel geschrieben und noch mehr diskutiert. Es geht um Arbeitszeitproduktivität, Personalkosten, und auch um das Serviceniveau von Dienstleistungen.

Auf Seiten der Mitarbeiter geht es vor allem um die Planbarkeit der Freizeit, die körperliche Belastung durch wechselnde Arbeitszeiten und die Einschränkung sozialer Bedürfnisse. Insbesondere Müdigkeit und Schlaflosigkeit sind für viele Schichtarbeiter dauerhafte Begleiter, oft noch lange über das Arbeitsleben hinaus.

Meinungen und Ansätze, wie die Herausforderungen einer guten Personaleinsatzplanung am besten zu meistern sind, gibt es viele. Mehr und mehr Fachleute beschäftigen sich damit. Konzepte wie Arbeitszeitflexibilisierung, Jahresarbeitszeitkonten und Mitarbeiterbeteiligung sind in aller Munde.

Bei einer Fünftagewoche ist alles einfach

Umso erstaunlicher, dass ein Parameter zur Gestaltung der Schichtplanung in den Überlegungen so gut wie gar nicht vorkommt: Der wöchentliche Einsatzfaktor, auch Wocheneinsatzfaktor (WEF) genannt. Dabei handelt es sich um eine ebenso offensichtliche wie maßgebliche Stellgröße der Planung. Für den Mitarbeiter hat sie unmittelbare Auswirkungen auf die jährliche Anzahl Arbeitstage - und damit im Umkehrschluss auf die Anzahl freier Tage pro Jahr.

Der Wocheneinsatzfaktor beschreibt die Anzahl Arbeitseinsätze, die ein Mitarbeiter durchschnittlich pro Woche leistet.

Außerhalb von Schichtarbeit liegt der Wocheneinsatzfaktor von Vollzeitkräften in der Regel bei 5 Einsätzen pro Woche, verteilt auf die Wochentage Montag bis Freitag. Auf dieser Basis lässt sich die durchschnittliche tägliche Soll-Arbeitszeit problemlos berechnen. Bei einer vertraglichen Wochenarbeitszeit von 40 Stunden ergibt sich bei einem WEF von 5 im Durchschnitt eine tägliche Soll-Arbeitszeit von 8 Stunden.

Krankheit und Urlaub entsprechen dann pro Tag einer Ist-Arbeitszeit von 8 Stunden, egal an welchem der 5 Wochentage sie anfallen.

Im Schichtbetrieb wird es komplizierter

Bei Unternehmen mit vollkontinuierlichem Schichtbetrieb ist die Verteilung der Wochenarbeitszeit auf die 7 potentiellen Arbeitstage einer Woche keine fixe Größe. Im Gegenteil, sie ist die anspruchsvolle und vielfältige Aufgabe der Personaleinsatzplanung. Es gilt unter Abwägung unterschiedlicher Interessen und Ziele den Arbeitszeiteinsatz der Mitarbeiter bestmöglich zu gestalten.

Die Gestaltungsmöglichkeiten regelt in den meisten Fällen eine Betriebsvereinbarung. Darin sind grundsätzlich zahlreiche Elemente zum Arbeitszeitmodell festlegbar. Gängige Vereinbarungen betreffen:

  • Schichtlänge und -beginn
  • untere / obere Einsatz- und Freizeitblocklänge
  • freie Wochenenden
  • Nachtdienste, insbesondere Obergrenze am Stück
  • Mindestruhezeiten, insbesondere nach Nachtschichtphasen

Falsch verstandene Fairness

Wenn überhaupt, wird der Wocheneinsatzfaktor meist nur insofern geregelt als explizit oder implizit eine Obergrenze von 5 angenommen wird. Diese resultiert aus dem Ziel, die Anzahl der Arbeitstage von Mitarbeitern im Schichtdienst gleich zu stellen mit denen der Mitarbeiter außerhalb des Schichtdienstes. Meist erfolgt das vor dem Hintergrund einer dadurch angestrebten "fairen Gleichbehandlung".

Folgt man dem Gedanken, dass es letztlich darum gehen sollte, die physische und psychische Belastung von Schichtarbeitern gegenüber Nicht-Schichtarbeitern zu reduzieren, erscheint es allerdings fraglich, ob dem mit einem WEF von 5 grundsätzlich genüge getan werden kann. So lässt sich die Empfehlung, nach einer Nachtschichtphase aufgrund der erhöhten Belastung möglichst 3 Tage frei zu geben, im Allgemeinen nur mit einem geringeren WEF umsetzen.

Ebenso fragwürdig ist es davon auszugehen, dass die Bedürfnisse aller Mitarbeiter gleich sind und somit Fairness und Mitarbeitermotivation erzielt werden können, indem die Mitarbeiter möglichst identische Schichtfolgen auf Basis eines einheitlichen Arbeitszeitmodells durchlaufen. Im Gegenteil, erst wenn die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter in der Schichtplanung berücksichtigt werden, verbessert sich die individuelle Belastung des Einzelnen.

Wocheneinsatzfaktor - entscheidend für Freizeit und Urlaub

Das gilt auch in Bezug auf den WEF. Mathematisch ist der WEF bei vorgegebener Wochenarbeitszeit unmittelbar von der durchschnittlichen Schichtlänge abhängig.

Zur Verdeutlichung: Bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden und einer durchschnittlichen Schichtlänge von 8 Stunden ergibt sich ein WEF von 5. Beträgt die durchschnittliche Schichtlänge dagegen 10 Stunden, wird die Sollarbeitszeit durch den Einsatz an durchschnittlich 4 Arbeitstagen pro Woche erreicht.

Der Wocheneinsatzfaktor hat unmittelbaren Einfluss auf die Anzahl freier Tage. Bei einem WEF von 5 sind pro Woche durchschnittlich 2 Tage frei - in 52 Wochen also 104 Tage.

Durch eine Verlängerung der durchschnittlichen Schichtlänge auf 10 Stunden täglich steigt die Anzahl freier Tage pro Woche auf 3. In 52 Wochen macht das 156 Tage.

Ein Mitarbeiter, der durchschnittlich täglich 10 Stunden arbeitet, hat also in 52 Wochen 42 Tage mehr frei als ein Mitarbeiter, der im Schnitt 8 Stunden pro Tag arbeitet - bei gleicher erbrachter Gesamtarbeitszeit.

Wer nach einem Rahmendienstplan gemäß des Musters 7-3-7-4 arbeitet, erreicht einen WEF von 4,67 und hat in 52 Wochen 121 freie Tage. Das sind 17 Tage mehr als bei einem 5-2er-Rhythmus.

Auch der jährliche Urlaubsanspruch ist an den WEF gekoppelt. Dass dies korrekt ist, erschließt sich den Beteiligten oft nicht auf den ersten Blick. Einfach wird die Betrachtung allerdings, wenn man sich vor Augen führt, dass der Urlaubsanspruch in der Regel in Tagen gemessen wird, der Wert der Arbeitsleistung aber in Stunden erfasst wird.

Beispiel: Beträgt der jährliche Urlaubsanspruch 30 Tage, entspricht dies bei einem WEF von 5 insgesamt 30 * 8 = 240 Stunden. Den gleichen Gegenwert erhält ein Mitarbeiter mit einem WEF von 4 bei einem Urlaubsanspruch von jährlich 24 Tagen (24 Tage * 10 Stunden = 240 Stunden).

Die Abhängigkeit des in Tagen ausgedrückten Urlaubsanspruchs vom WEF ist also völlig korrekt. Dennoch wird dieser Zusammenhang oft missverstanden. So auch die Regelung in §26 Abs. 1 TVöD: "Bei einer anderen Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit als auf fünf Tage in der Woche erhöht oder vermindert sich der Urlaubsanspruch entsprechend."

Gestaltungsmöglichkeiten durch Wahlfreiheiten optimieren

Auch wenn der WEF sich unmittelbar auf die Anzahl freier Tage auswirkt, ist er weder beliebig gestaltbar noch gibt es den optimalen Wert.

Zum einen steht der erhöhten Anzahl freier Tage eine Mehrbelastung durch längere Schichten gegenüber. Welche Seite der Medaille eher den persönlichen Präferenzen entspricht, hängt von zahlreichen Faktoren ab, oft auch vom Lebensalter. Bevorzugen jüngere Mitarbeiter vielfach den höheren Anteil freier Tage, schätzen ältere Mitarbeiter womöglich den Wert kürzerer Schichten mehr. Letztlich hängt dies auch stark von Einflussgrößen wie Fahrtzeit und -kosten ab. Wer nahe an der Arbeitsstätte wohnt, für den ist eine höhere Anzahl Einsatztage weniger belastend als für denjenigen, der eine lange und/oder teure Anfahrt hat.

Zum anderen spielen auf Seiten der Unternehmen betriebswirtschaftliche Ziele eine Rolle. Letztlich geht es auch darum, den Arbeitszeitbedarf möglichst effizient zu erfüllen. Die Höhe und der zeitliche Verlauf des Arbeitszeitbedarfes bestimmen unmittelbar darüber, welche Schichtlängen am produktivsten genutzt werden können.

Typischerweise gibt es aber nicht nur die eine effiziente Schichtlänge. Vielmehr sind die Unternehmen in Zeiten immer stärker werdender Flexibilisierung darauf angewiesen, Schichten ganz unterschiedlicher Längen einzusetzen. Neben der Beschäftigung von Teilzeitkräften bietet sich der Einsatz unterschied­licher Arbeitszeitmodelle an, aus denen die Mitarbeiter das für sie passende Modell auswählen können. Statt allen Mitarbeitern aufgrund einer falsch verstandenen Gleichstellungsbestrebung nur ein einziges Arbeitszeitmodell anzubieten, ist eine Differenzierung wesentlich sinnvoller. Diese bietet dann auch die Möglichkeit, den Mitarbeitern Wahlfreiheiten in Bezug auf den WEF zu gewähren. So können beide Seiten am Ende profitieren.

Welche Rolle spielt der Wocheneinsatzfaktor in Ihrem Unternehmen?



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Über den Autor

  • Dr. Jörg Herbers

    Jörg Herbers ist Leiter des Geschäftsbereichs Workforce Management bei der Inform GmbH. Seine Themenschwerpunkte sind Personaleinsatzplanung und Optimierung.

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