Eventlogistik bei der WM 2018 in Russland – ein großes Land mit großen Herausforderungen

von Luisa Walendy
Quelle: kovop58 - shutterstock.com

Adrenalin und Spannung pur – für Fußballfans ist die Weltmeisterschaft in Russland das absolute Highlight des Jahres. Gerade wenn der eigene Favorit auf dem Rasen steht, können die Gefühle in 90 Minuten eine echte Achterbahn erleben.

Und auch den Veranstaltern und Prozessverantwortlichen rückt während der Veranstaltung vermutlich hin und wieder die ein oder andere Schweißperle auf die Stirn. Denn wenn es in der Logistik ein Problem gibt, kann dies schnell zu Verspätungen in Folgeprozessen führen. Und das kann weitreichende Folgen haben, die dann letztendlich auch der Zuschauer vor dem Fernseher oder im Stadion zu spüren bekommen kann. Sicherheitslücken oder zu späte Lieferungen könnten die Stimmung vor Ort und den Erfolg der Veranstaltung somit stark beeinflussen. Doch gerade in der Eventlogistik sind die zeitlichen Grenzen wesentlich strikter als in vielen anderen Logistikbereichen. Zeitliche Verschiebungen oder Umplanungen sind hier meist keine Option. Allerdings bedeutet das für die Planer der logistischen Prozesse nicht zwangsläufig eine Niederlage: Flexibel geplant steht einem Sieg der Logistik gegen unerwartete Ereignisse nichts mehr im Wege.

Ein großes Land bedeutet eine große Herausforderung

Die größte Herausforderung für die Logistik in diesem Sommer ist vermutlich der Austragungsort selbst: Russland ist mit rund 17 Millionen Quadratkilometern flächenmäßig der größte Staat der Welt. Das Land mit etwa 144 Millionen Einwohnern (2017) erwartet dieses Jahr Zehntausende Fans. Und diese Zuschauer möchten sich natürlich schnell und unkompliziert zu den verschiedenen Stadien bewegen, um die Spiele rechtzeitig mitverfolgen zu können. Zwölf Spielstätten in elf Städten, die sich in drei verschiedenen Zeitzonen befinden. Und auch die Distanzen zwischen den einzelnen Austragungsorten sind groß. Die Entfernung zwischen der östlichsten WM-Stadt Jekaterinburg und der westlichsten Stadt Kaliningrad beträgt beispielsweise immerhin 2.482 Kilometer.

Für den Ausbau der Infrastruktur im Rahmen der WM 2018 stellte die russische Regierung zunächst umgerechnet etwa 7 Milliarden Euro bereit. Aufgrund der Wirtschaftskrise wurde dieses Budget zweimal gekürzt. Vorrang haben in erster Linie Flughäfen und das Straßennetz. Bereits abgeschlossen sind beispielsweise nach einem Jahr die Sanierungsarbeiten am Sankt Petersburger Flughafen Pulkowo. Von dem Flughafen, an dem während der WM nur Inlandsflüge starten und landen sollen, werden zu dieser Zeit Shuttlebusse die Fußballfans ins Zentrum bringen. Doch bei einem Event dieser Größenordnung muss nicht nur das Publikum rechtzeitig vor Ort sein.

Die Herausforderung Lkw-Logistik

Während also die Zuschauer vor Ort von neuen Straßen und Transportwegen profitieren, macht die Eventlogistik zusätzlich von Zeitfenstern Gebrauch. Mit deren Hilfe können Lkw-Anlieferungen, die zu den Stadien transportiert werden müssen, gleichmäßig verteilt und Stoßzeiten dementsprechend aufgefangen werden. Wichtige Utensilien wie Tore, TV-Ausrüstung oder Lebensmittel werden so rechtzeitig geliefert und ein reibungsloser Veranstaltungsablauf gesichert. Voraussetzung hierfür ist eine effizient geplante Lkw-Logistik, die auch unerwarteten Ereignissen gewachsen ist. Denn im Bereich Eventlogistik läuft in der Regel nicht alles wie geplant: Abwicklung komplexer Zollformalitäten, Just-in-Time-Lieferungen oder strenge Sicherheitskontrollen können schnell zu Verspätungen führen.

Flexible Zeitfenster für reibungslose Prozesse

Durch ein intelligentes Zeitfenstermanagement können Anlieferungen und Abholungen der Lkw flexibel geplant werden. Eine starre Planung würde dazu führen, dass bei unerwarteten Ereignisse wie Verspätungen oder Spontananlieferungen Chaos und Stau vor und auf dem Eventgelände entstehen. Gerade bei Großveranstaltungen wie der Weltmeisterschaft müssen zusätzlich alle Ladungen vor der Ankunft kontrolliert werden. Eine Echtzeitsteuerung der Lkw ermöglicht, dass diese Sicherheits- und Kontrollprozesse reibungslos in die Steuerung integriert und via Software auch automatisch dokumentiert werden können. Das Tracking der ankommenden Lkw bietet die Möglichkeit, die Standorte der Lieferungen genauestens zu verfolgen und schafft eine durchgehende Transparenz der Anlieferungen und Abholungen. Diese können zudem intelligent kombiniert werden, sodass die Transportmittel optimal genutzt und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Staus zu Stoßzeiten werden durch eine gleichmäßige Auslastung über den Tag verteilt vermieden.

Fazit

Die Vorfreude auf die anstehende WM ist groß, genau wie der diesjährige Austragungsort. Die Fläche Russlands stellt die Verantwortlichen in der Planung der Prozesse und Transporte vor große Herausforderungen. In der Lkw-Logistik können unerwartete Ereignisse und strikte Kontrollen für Verspätungen und Probleme im Ablauf der Prozesse sorgen. Daher ist eine dynamische Planung notwendig, die sich diesen Herausforderungen und Gegebenheiten anpasst. Ein intelligentes Zeitfenstermanagement unterstützt eine reibungslose Lkw-Zulaufsteuerung und hilft, die etlichen verschiedenen Anlieferungen und Abholungen effizient zu meistern. Ich hoffe, dass es für die Logistik und die deutsche Mannschaft auf dem Spielfeld problemlos abläuft und freue mich auf eine erfolgreiche Veranstaltung!



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Über den Autor

  • Luisa Walendy

    Luisa Walendy arbeitet seit 2015 für die INFORM GmbH und schreibt hauptsächlich zu den Themen Produktion und Industrielogistik.

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