Management by Exception: An der Ausnahme orientiert

von Ingo Steinhaus

Wichtig, ganz wichtig und superwichtig – drei Prioritäten, die in den meisten Unternehmen gängig sind. Sie erklären, warum viele Mitarbeiter sich oft „von allen Teufeln“ getrieben fühlen. Sie laufen in großer Hektik den Ereignissen hinterher. Sie können nie eine Aufgabe beenden, ohne durch etwas scheinbar noch Wichtigeres unterbrochen zu werden. Diese Situation sorgt dafür, dass Mitarbeiter – nicht nur im Management – kaum dazu kommen, konzeptionell zu arbeiten, sich über Produkte und Services Gedanken zu machen. Dabei widerspricht das der Grundregel für produktives und effizientes Arbeiten.

Ausnahmeorientiertes Arbeiten im Zeitalter der digitalen Transformation

Das steht in jeder Veröffentlichung zum Thema Arbeitseffizienz und normalerweise schließt sich hier der Tipp an, die wirklich wichtigen Aufgaben zuerst zu erledigen. Das ist leichter gesagt als getan, denn schon das Festlegen der Prioritäten erfordert Zeit zum Nachdenken. So läuft letztlich alles auf die drei Prioritäten vom Anfang hinaus. Doch Gegensteuern ist möglich. Die „digitale Transformation“ gibt den Unternehmen passende Werkzeuge durch intelligente Software: Der Wechsel der Arbeitsweise zum Prinzip „Management by Exception“. Dabei geht es um ausnahmeorientiertes Arbeiten, nicht nur bei Entscheidern.

Der Sinn ist einfach erklärt: Bestimmte regelmäßig wiederkehrende Aufgaben und besonders einfache Fälle geraten gar nicht in das Blickfeld der Mitarbeiter Die Masse der vielen Aufgaben, die erfahrene Mitarbeiter geradezu mechanisch und blind bewältigen, erledigt eine Software. Sie kann mithilfe von Algorithmen aus dem Operations Research selbständige Entscheidungen treffen. Der Mitarbeiter selbst muss sich lediglich mit den Ausnahmen von der Regel beschäftigen.

Ein Beispiel: Ein Disponent bekommt täglich mehrere hundert Vorgänge auf den Tisch und muss sich in jedem Moment fragen: Was sind die wichtigen und wesentlichen Sachen? Im Normalfall übernimmt die Software die Priorisierung dieser Ausnahmemeldungen.

Sie erkennt zum Beispiel, dass ein geringer Füllstand des Lagers bei Saisonware nicht in jedem Fall problematisch ist. Ein Beispiel sind Weihnachtsbäume am 23. Dezember. Es gibt keinen Grund, jetzt noch eine Nachbestellung zu machen.

Andererseits kann ein geringer Bestand ein richtiges Problem werden, wenn nämlich zum Beispiel absehbar ist, dass ein Auftrag ohne sofortige Nachbestellung nicht ausgeliefert werden kann. Eine hohe Priorität für diese Aufgabe verhindert z.B. Kosten für Expressbestellungen und vermeidet Ärger mit dem Kunden.

Unternehmen und Mitarbeiter erhalten Handlungsspielraum zurück

Ein intelligentes System berücksichtigt externe Faktoren wie die Saison oder Verbrauchsmuster wie die Entwicklung des Verkaufs in der Zeit. Darüber hinaus erkennt es starke Trends, wie zum Beispiel das Hinzukommen oder Wegfallen eines Großkunden. Damit spart das Unternehmen Ressourcen, da der Mitarbeiter sich nur um wirklich wichtige Aufgaben kümmern muss. Es gibt frühzeitige Meldungen, bevor es überhaupt zu Problemen kommt. Verkauf oder Produktion lassen sich jetzt vorausschauend steuern.

Auch der Mitarbeiter selbst wird positive Effekte des „Management by Exception“ bemerken. Für ihn wird der Stress erheblich gesenkt, die Überstunden verringern sich auf ein verträgliches Maß. Mit diesem Verfahren verändert sich die Arbeitsweise in einem Unternehmen sehr stark. Plötzlich herrscht deutlich mehr Ruhe und die Mitarbeiter haben das Gefühl, ihren Aufgabenbereich besser überblicken zu können. Auch das Management sitzt nicht mehr in der Hektikfalle – es reagiert nicht mehr bloß, sondern kann agieren. Es ist nicht mehr getrieben von den aktuellen Entwicklungen und kann nun mehr Zeit in andere, im Alltagsstress vielfach vernachlässigte Aufgaben investieren: Die Weiterentwicklung der Produkte oder des ganzen Unternehmens.



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Über den Autor

  • Ingo Steinhaus

    Ingo Steinhaus arbeitet seit 1991 als Freier IT-Journalist. Er ist Autor zahlreicher Computerbücher und veröffentlicht in bekannten Fachzeitschriften. Sein Interesse gilt allen technischen und digitalen Themen, vor allem digitaler Transformation, Innovation und Entrepreneurship. Diesen Themen widmet er sich auch in seinem Blog "Digital Heartland"

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