MANAGEMENT BY EXCEPTION IN DER LOGISTIK – KEINE REGEL OHNE AUSNAHME

Bei der Führungstechnik „Management by Exception“ überlassen Führungskräfte die Erledigung von Routinefällen den zuständigen Mitarbeitern in eigenverantwortlicher Entscheidung und entscheiden selbst nur in Ausnahmefällen wie Toleranzüberschreitungen oder dem Eintreten nicht vorhersehbarer Ereignisse.

Auch im Bereich Logistik bewährt sich dieses Konzept seit mehreren Jahrzehnten und wird mit zunehmender Automatisierung der Prozesse vermehrt eingesetzt. In der Regel gibt es in der Logistik keine 100-prozentige Automatisierung, aber in einigen Bereichen sind nur noch 5 Prozent ein sogenanntes „Exception Handling“. Das bedeutet, dass der jeweilige Mitarbeiter nur bei Ausnahmefällen eingreift, die eine spezielle Erfahrung und Kompetenz erfordern. Voraussetzung hierfür ist ein ständiges Monitoring von Echtzeitinformationen über die logistischen Prozesse. Dadurch können einerseits Verbesserungspotenziale langfristig aufgedeckt werden, andererseits wird dem zuständigen Mitarbeiter angezeigt, wann ein Ausnahmefall besteht, bei dem er selbst eingreifen muss. Schauen wir uns zwei Beispiele aus der Logistik an, die zeigen, welche Möglichkeiten diese Art der Prozesssteuerung bietet und welche Vorteile sie für Anwender und Unternehmen hat.

Beispiel 1 - Lkw-Zulaufsteuerung

Die Lkw-Zulaufsteuerung soll die Versorgung von Fertigungs- und Montagestandorten, Umschlagzentren oder Lagern gewährleisten. In der Planung und Steuerung der Anlieferungen und Abholungen kommt es jedoch häufig zu unvorhersehbaren Ereignissen wie zum Beispiel verspätete Lkw oder dringende Spontananlieferungen. Solche Ereignisse sind für moderne, intelligente Planungssysteme meist kein Problem, da sie diese Informationen durch Echtzeit-Tracking der Lkw rechtzeitig flexibel in die Planung integrieren können. Passiert jedoch beispielsweise ein Unfall kurz vor dem Werk oder eine Rampe ist spontan nicht anfahrbar, muss der Disponent eingreifen. In diesen Ausnahmefällen hat der Mitarbeiter Informationen, die dem System zu diesem Zeitpunkt nicht zur Verfügung stehen. Oder aufgrund seiner Erfahrung weiß er, welche Maßnahmen darüber hinaus zu ergreifen sind.

Unzureichend gelöste Ausnahmefälle und die folgende Kundenunzufriedenheit können in der Lkw-Logistik weitreichende Folgen haben. Beispielsweise können Strafen für verspätete Lieferungen verhängt werden. Für den Disponenten gilt es also rechtzeitig und angemessen zu reagieren, zum Beispiel Mitarbeiter aufzustocken.

Beispiel 2 - Innerbetriebliche Logistik

Auch in der innerbetrieblichen Logistik kommt es häufig zu unvorhersehbaren Ereignissen, die selbst intelligente Transportleitsysteme in wenigen Ausnahmefällen nicht rechtzeitig mit einplanen können, ohne einen optimalen Materialfluss zu behindern. Verschiedene Kriterien wie Entfernungen, Auftragsprioritäten, Termine, Ladekapazitäten, technische und organisatorische Rahmenbedingungen werden von diesen Systemen bereits bei der Planung und Steuerung berücksichtigt, wodurch der Disponent in einem Großteil der Planung stark entlastet und zudem die Planung optimiert wird. Wenn beispielsweise Material verspätet bereitgestellt wird oder es ist – möglicherweise durch andere Paletten – temporär nicht zugänglich, muss der Disponent eingreifen und Gegenmaßnahmen ergreifen, um weiterhin die Produktionsversorgung zu sichern. Auch hier ist rechtzeitige Aktion entscheidend, um negative Konsequenzen abzuwenden.

Keine Ausnahme: Die Vorteile

Voraussetzung für dieses Management by Exception ist der Einsatz intelligenter Systeme. Erst die Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben und die dadurch gewonnene Zeit schaffen den Raum für wichtige Entscheidungen oder Qualitätsverbesserung. So kann ein Disponent beispielsweise durch das Echtzeit-Monitoring der Prozesse auf einen Blick erkennen, dass eine Abteilung häufig ein falsches Produkt erhält und kann dementsprechend Gegenmaßnahmen wie zum Beispiel das vorübergehende Scannen von Produkten einleiten. Diese Transparenz über die Prozesse ermöglicht jederzeit eine schnelle Reaktion der verantwortlichen Mitarbeiter und verhindert Terminüberschreitungen bei Kundenlieferungen.

Fazit

Management by Exception ist ein Konzept, das sich in der Logistik seit langer Zeit bewährt und Unternehmen Flexibilität bietet, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Bis auf wenige Ausnahmefälle bedeutet das für den Disponenten: Das System plant und steuert effizient und er kann sich auf andere Aufgaben wie der Prozessverbesserung konzentrieren, bei der seine ganze Erfahrung und Kompetenz zum Tragen kommt.

Wie planen Sie die logistischen Prozesse in Ihrem Unternehmen? Arbeiten Sie bereits mit „Management by Exception“?