ONBOARDING IN ZEITEN VON CORONA

15.05.2020 // Mark Zimmer

Ein Interview mit Philipp Konze

Gefühlt änderte sich das Leben durch Corona schlagartig. Private, aber auch berufliche Strukturen und Prozesse mussten plötzlich geändert und soweit es geht an die neuen Anforderungen angepasst werden. So mussten auch wir unser Onboarding bei INFORM neu aufstellen. Gemeinsam im Team haben wir neue Wege gefunden, um unsere frischen Kolleginnen und Kollegen in der aktuellen Lage bei uns willkommen zu heißen und sie in ihre neuen Arbeitsbereiche einzuführen.
Anfang April ist Philipp als Berater neu bei INFORM eingestiegen. Wir haben ihn gefragt, wie er das Remote-Onboarding und seine ersten Arbeitstage bei INFORM erlebt hat. Außerdem hat er uns erzählt, welche Möglichkeiten das Team nutzt, um sich trotz Homeoffice-Situation intensiv kennenzulernen.

Philipp, würdest du dich ganz kurz vorstellen?

Mein Name ist Philipp. Bevor ich zu INFORM gekommen bin, habe ich in Aachen Chemie studiert und in Computerchemie an der RWTH Aachen promoviert. Ursprünglich komme ich vom Niederrhein und in meiner Freizeit koche ich gern und gehe regelmäßig bouldern.

Was machst du bei INFORM?

Ich habe bei INFORM als Berater im Geschäftsbereich Workforce Management angefangen und werde in dieser Rolle unter anderem Kundenanforderungen aufnehmen, diese in der hauseignen Modellierungssprache umsetzen und Kundenworkshops durchführen. Zurzeit eigne ich mir die Modellierungssprache Roxx an und beginne mir einen Überblick über aktuelle Projekte zu verschaffen. Dazu nehme ich an verschiedenen internen Workshops, Telefonkonferenzen und Kundenworkshops teil.

Du hast Anfang April während der Coronavirus-Pandemie bei INFORM angefangen. Wie hat der Kontakt zwischen dir und INFORM vor deinem ersten Arbeitstag stattgefunden?

Zu dem Zeitpunkt, als ich mit INFORM zum ersten Mal in Kontakt getreten bin, hatte die Coronavirus-Pandemie noch keine größeren Auswirkungen. Meine Bewerbungsgespräche haben noch im persönlichen Rahmen stattgefunden und die Kommunikation lief ganz normal per E-Mail. Zwei Wochen bevor es losgehen sollte, wurden die Einschränkungen durch die Coronavirus-Pandemie immer präsenter und ich habe mir einige Gedanken zum ersten Arbeitstag gemacht. Es hat sich aber sehr schnell per E-Mail geklärt, dass es beim vereinbarten Starttermin bleibt. Zu diesem Zeitpunkt war aber auch bereits klar, dass fast alle Kollegen von zuhause arbeiten werden und die Einarbeitung remote stattfinden würde.

Wie liefen deine ersten Arbeitstage ab?

Der erste Arbeitstag war sehr schön und hat vor Ort bei INFORM stattgefunden. Eine meiner beiden Tutorinnen, Judith, hat mich, unter Einhaltung aller Vorsichtsmaßnahmen, persönlich begrüßt und wir haben den ersten Arbeitstag im Büro verbracht. Judith hat mich durchs Gebäude geführt, wir haben alles Nötige für die Remote-Arbeit bei unserer IT abgeholt und gemeinsam meinem Laptop eingerichtet. Außerdem haben wir meinen Büroarbeitsplatz eingerichtet, auch wenn dieser seitdem noch nicht genutzt wurde. Mittags hatte ich meinen Termin im Personalbüro, der mit genügend Abstand auch persönlich stattfinden konnte. Das zentrale Onboarding fand jedoch, aufgrund der Teilnehmeranzahl, remote per Teams statt.
Seit dem zweiten Tag arbeite ich vollständig remote und meine beiden Tutorinnen Anne Nicole und Judith stehen mir dabei mit Rat und Tat zur Seite. Der Einstieg in das Arbeiten von zuhause aus war für mich, dank der ausführlichen Dokumentation, einfach und relativ problemlos umsetzbar. Vor allem mit Blick auf die Größe des Geschäftsbereichs hat es mich positiv überrascht, dass es einen großen und umfassenden Fundus an technischen How-To-Artikeln, Tutorials und Videos zu allen möglichen Bereichen wie Sales, Beratung, Marketing und Entwicklung gibt. Das hat die Einarbeitung in den ersten Wochen stark vereinfacht und dafür gesorgt, dass besonders zu Beginn nie Leerlauf entstehen konnte. Zusätzlich gab und gibt es aber auch digitale Einführungsveranstaltungen mit verschiedensten Kollegen zu den unterschiedlichsten Themen wie UX, Clients und Softwarearchitektur.

Wie bleibst du mit deinen neuen Kollegen von zu Hause aus in Kontakt?

Für mich sind die regelmäßigen Termine zum Austausch sehr wichtig. Seit dem ersten Tag gibt es ein digitales Tutor-Daily mit meinen beiden Tutorinnen, das dauert manchmal nur ein paar Minuten aber auch schon mal eine halbe Stunde. Hier stimmen wir uns gemeinsam darüber ab, wer gerade was macht, wie es damit läuft und machen auch einen kurzen Ausblick über anstehende Aufgaben und Termine. Das regelmäßige Format ersetzt natürlich kein gemeinsames Büro, hilft aber ungemein bei der Remote-Arbeit. Um zudem alle Kolleginnen und Kollegen der Beratung kennenzulernen und im gemeinsamen Austausch zu bleiben, gibt es dreimal pro Woche eine digitale Kaffeepause am Morgen. So habe ich auch die Gelegenheit die Kolleginnen und Kollegen abseits der Arbeitsthemen kennenzulernen. Darüber hinaus gibt es noch eine tägliche digitale Kaffeepause am Nachmittag an der alle Kolleginnen und Kollegen des Geschäftsbereichs teilnehmen können, wenn sie Zeit und Lust haben. Das Schöne an diesem Format für mich ist, dass man hier mit einem Querschnitt der verschiedenen Teams ins Gespräch kommen kann. Deshalb versuche ich auch möglichst regelmäßig dabei zu sein.

Ist dir der Start in deinem neuen Team schwergefallen?

Der Start ins Team funktioniert aus meiner Sicht sehr gut. Alle geben sich viel Mühe, um das Beste aus der aktuellen Situation herauszuholen. So haben wir z.B. vor kurzem einen digitalen Spieleabend mit Kollegen aus der Beratung veranstaltet. Das ersetzt für mich zwar nicht den persönlichen Kontakt, aber das empfinden auch andere aus dem Team so und sprechen es offen und direkt an, was ich sehr positiv finde. Die Idee der morgendlichen digitalen Kaffeepause ist etwa bei einer meiner ersten Retrospektiven entstanden, weil das Berater-Team mich gerne besser kennenlernen wollte.

Wenn du dir rückblickend noch etwas für dein Remote-Onboarding wünschen könntest, was wäre das?

Die Hemmschwelle bei Problemen direkt nach Rat zu fragen ist bei der Arbeit von zu Hause aus natürlich höher als im gemeinsamen Büro. Während im Büro schnell mal ein oder zwei Kolleginnen und Kollegen auf ein Problem draufschauen können, überlegt man zuhause vielleicht ein paar Minuten länger oder liest noch ein zweites Mal in der Dokumentation nach. Trotzdem sollte man jede Gelegenheit nutzen, um Fragen zu stellen. Für mich persönlich waren dafür bisher vor allem die regelmäßigen Termine hilfreich. Selbst bei der sehr ausführlichen Dokumentation im Geschäftsbereich fällt auf, dass einige Stellen nicht mehr ganz aktuell sind. Hier versuche ich nach bestem Wissen ein wenig Abhilfe zu schaffen. Außerdem erschließt sich mir bislang noch nicht immer, wo ich welche Informationen finden kann. Vielleicht kann aber auch da ein frisches Paar Augen helfen Schwachpunkte zu finden und zu beheben.
Außer dem ein oder anderen technischen Stolperstein, funktioniert das Remote-Onboarding aber insgesamt sehr gut. Viele der Strukturen und Tools, an denen sich der Einarbeitungsplan orientiert, funktionieren remote ähnlich gut wie im Büro und man merkt, dass alle Kollegen ihr Bestes geben, um mich in die neuen Arbeitsbereiche einzuführen.