Schule sollte jetzt nicht Schule machen: Studie zur Digitalisierung im Personaleinsatz und Infektionsschutz 2020

von Nadine Schwarz
Diagramme und Analysen

Schulen haben aus dem ersten Lockdown nichts gelernt, den Sommer verpennt und die Digitalisierung nicht genug vorangetrieben, werden Stimmen spätestens jetzt sehr laut. Mit dem Finger auf die Politik zu zeigen ist leicht, aber wie sieht es eigentlich in Ihrem Unternehmen aus?

6 Wochen Sommerferien zum Tüfteln an neuen Lösungen haben wir nicht gehabt. Dennoch oder gerade deswegen muss man sich fragen, wie gut die Unternehmen eigentlich auf die Infektionswellen reagieren. Sicherlich, einige Unternehmen haben noch im ersten Lockdown Laptops aufgestockt, um ihre Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken und neue Möglichkeiten der Kommunikation intern wie extern geschaffen. (Andere Unternehmen haben vielleicht etwas zu sehr aufgeatmet und sind vom erneuten Lockdown überrascht.)

Herausforderungen im Personaleinsatz

Wir wollten es genauer wissen und haben 179 deutsche Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen befragt, welche Herausforderungen COVID-19 im Lockdown und danach für ihren Personaleinsatz bereithielt.

Zu den größten Herausforderungen zählten laut Studie Abstand halten, personelle Engpässe und Digitalisierung. Kommt uns bekannt vor aus den Schulen. In Ihrem Unternehmen gab es sicherlich ähnliche Probleme und Diskussionen, welche digitalen Lösungen Sie einführen wollten und wie schnell Sie diese umgesetzt haben.

Im ersten Lockdown waren ganze 94% der befragten Unternehmen von Home-Office, Kurzarbeit, Quarantäne oder (Teil-)Schließungen betroffen. In 76% der Fälle traten Probleme mit dem Personaleinsatz auf. Und obwohl über die Hälfte der befragten Unternehmen keine spezialisierte Software für den Personaleinsatz nutzt, halten nur 40% dieser Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad für unterdurchschnittlich oder stark rückständig. Gleichzeitig geben sie Schwierigkeiten in der Personaleinsatzplanung an, die mit spezialisierter Software gemindert werden könnten. Zurück zur Schule: Die haben ihr Problem wenigstens erkannt.

Vorteile digitaler Lösungen

Der hohe Nachholbedarf bei der Digitalisierung der Personaleinsatzplanung ist überraschend. Die Vorteile digitaler Lösungen scheinen schlicht nicht bekannt zu sein.

  • Wenn die Nachfrage zurückgeht oder steigt, optimiert das System den Personaleinsatz oder ermittelt neue Arbeitszeitmodelle und Schichtsysteme Es erfasst die aktuellen Einschränkungen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter wie Quarantäne, Kinderbetreuung, Risikogruppen
  • Über Mitarbeiter-Apps können Teams einfach und zuverlässig kommunizieren und Infos zum Arbeitszeiteinsatz bündeln
  • Mobile Zeiterfassung reduziert Personenkontakte und ermöglicht eine Arbeitszeiterfassung mobil und im Home-Office
  • Digitales Besuchermanagement kann Kontakte im Betrieb reduzieren
  • Digitales Kontakt-Tracing im Betrieb informiert im Infektionsfall Kontaktpersonen, die dann in Quarantäne gehen können, um z. B. größerflächige Betriebsschließungen zu vermeiden.
  • Digitale Lösungen erleichtern die Umstellung auf Kurzarbeit und deren Abrechnung

An Möglichkeiten, Ihren Betrieb digital gut aufzustellen und auf Unvorhergesehenes schneller und besser reagieren zu können, mangelt es sicher nicht. Wohl aber am Bewusstsein zumindest einiger dieser Möglichkeiten. Denn obwohl 57 % der Unternehmen keine spezialisierte Software zur Personaleinsatzplanung einsetzen, geben nur 40 % dieser Unternehmen ihrem Digitalisierungsgrad eine schlechte Bewertung. Das ist angesichts der oben beschriebenen Relevanz dieses Thema gerade in der jetzigen Zeit erstaunlich. Um zu erkennen, welches Potenzial in einer stärkeren Digitalisierung steckt, müssen sich Unternehmen offensichtlich erst mit den zu bewältigenden Aufgaben, den Problemen und den digitalen Lösungsmöglichkeiten auseinandersetzen.

Die Pandemie führt uns erneut vor Augen, wie vulnerabel der Einsatzfaktor Personal gesundheitlich wie wirtschaftlich ist. In der Digitalisierung liegt hier eine wichtige Chance, deren Bedeutung durch Covid-19 weiter steigen wird. Wenn Sie das Beispiel Schule nicht Schule machen lassen wollen, überprüfen Sie doch mal, wie es um den Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens bestellt ist.

Sie möchten mehr über Digitalisierung im Personaleinsatz und Infektionsschutz lesen? Lesen Sie hier die INFORM-Studie.

Sie möchten mehr über digitale Lösungen für den Personaleinsatz erfahren? Entdecken Sie in der Broschüre Mobile Personaleinsatzplanung, wie Sie flexibler arbeiten können.



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Über die Autorin

  • Nadine Schwarz

    Nadine Schwarz arbeitet seit 2016 bei der INFORM GmbH und beschäftigt sich hauptsächlich mit den Themen Arbeitsleben und Workforce Management.

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