Stichproben statt stupidem Zählen für zufriedene Inventur-Mitarbeiter

von Andreas Belz

Im Zuge der Digitalisierung wird der Einsatz intelligenter Technologien für Unternehmen immer unverzichtbarer. Neue Technologien können zum Beispiel dort Abhilfe leisten, wo manueller Arbeitsaufwand kostspielig ist und wo die Mitarbeiter-Motivation unter repetitiven Aufgaben leidet.

Man denke nur einmal an die jährliche Inventur zum Ende eines Geschäftsjahres. Für die meisten Unternehmen ist eine Vollinventur mit sehr viel Aufwand verbunden. Die vollständige Aufnahme aller Vermögensgegenstände durch eine klassische Stichtagsinventur ist je nach zu überprüfendem Lagerbestand extrem zeitkonsumierend und personalaufwändig. Oftmals sind unwirtschaftliche Lagerschließzeiten und Auslieferungsstopps unausweichlich. Um das Umlaufvermögen pflichtgerecht zu erfassen und die korrekte Bestandsführung nachzuweisen, können jedoch auch andere gesetzlich anerkannte Inventurverfahren eingesetzt werden. Die Strichprobeninventur gilt dabei als die effizienteste Methode.

Entlasten Sie wertvolle Mitarbeiter

Die manuelle Zählung aller Positionen in einem Lager für den Abgleich mit der Lagerbuchführung klingt nach einer monotonen Aufgabe? – Das ist sie auch. Für das Zählen der vielen Positionen wird eine große Anzahl von Personen benötigt. Dazu greifen Unternehmen gerne auf Hilfskräfte und Personal zurück, das kaum mit dem Lager und der Bestandssituation vertraut ist. Hinzu kommt der zeitliche Druck, der sich oft negativ auf die Genauigkeit der Buchbestände auswirkt. Mit einer entsprechenden Softwarelösung können Personalressourcen geschont und an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden.

Ein intelligentes Stichprobeninventurverfahren, wie INFORMs Add-on-System INVENT Xpert, ermöglicht es, den Zählaufwand um bis zu 99,9% zu senken. Die Stichprobensoftware managt die aufzunehmenden Inventurpositionen, d.h. sie berechnet die zu zählenden Stichproben aus dem Lager so, dass sie auf deren Basis den gesamten Lagerbestand hochrechnen kann. Das Ergebnis der Hochrechnung ist oft sogar zuverlässiger als das der Vollaufnahme, bei der sich durch den zeitlichen Druck gerne einmal Fehler und Unstimmigkeiten einschleichen.

Eine Stichprobenzählung wirkt sich nicht nur positiv auf die Kosten aus, da die Inventur parallel zum Tagesgeschäft laufen kann und Lagerschließungen nicht mehr nötig sind; durch diese Inventurvereinfachung wird auch deutlich weniger Personal beansprucht. Durch diese Automatisierung wird das leidige Zählen bei gleichzeitiger Aussageäquivalenz auf ein Minimum reduziert. Durch die Freistellung von der zeiteinnehmenden Jahresinventur werden wertvolle Mitarbeiter von den damit verbundenen Routineaufgaben entlastet. Schließlich ist fachliches Know-how eine wichtige Ressource, die an anderer Stelle besser eingebracht werden kann.

Fazit

Der Einsatz intelligenter Software ist ein bedeutsamer Faktor, wenn es um die Optimierung betrieblicher Prozesse geht. So ersetzen Strichprobeninventurverfahren die jährliche Vollaufnahme und senken maßgeblich den sonst so hohen personellen und finanziellen Aufwand. Ausfallzeiten von Personal, das für den Inventurzeitraum aus anderen Abteilungen abgezogen wird, Überstunden und die aus dem zeitlichen Druck resultierenden Aufnahmefehler können im Rahmen einer Stichprobeninventur umgangen werden. Wenn im Unternehmen die Prozesse auf eine hohe unterjährige Bestandsgenauigkeit ausgelegt sind, ist eine aufwändige Vollinventur überflüssig. Über eine qualifizierte Stichprobe wird die Ordnungsmäßigkeit der Bestandsführung bestätigt. Inventurverantwortliche gewinnen durch den Einsatz eines solchen Systems kostbare Zeit, um sich wichtigeren und interessanteren Aufgaben zu widmen. Ganz im Sinne der Job-Enrichment-Philosophie steuert und überwacht der Mensch die Arbeit der Software, welche die sonst so monotonen Aufgaben übernimmt und erhält dadurch mehr Spielraum, um sich Tätigkeiten eines höheren Anforderungsniveaus zu widmen.



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