Vorsatz für 2014: Stichproben statt Erbsenzählen

von Ludger Schuh

Sind Sie auch mit einem guten Vorsatz in das neue Jahr gestartet? Ob mehr Sport, Zeit für die Familie oder eine gesündere Ernährung ‒ private Anknüpfungspunkte gibt es viele. Meist geht dabei der Wunsch nach Veränderung auf eine negative Erfahrung im vergangenen Jahr zurück. Doch wie verhält es sich am Arbeitsplatz, speziell in der Logistik? Auch hier gibt es Optimierungspotential. Haben Sie sich letztes Jahr vielleicht wieder einmal über die zeitraubende und teure Vollinventur geärgert und sich fest vorgenommen im neuen Jahr nach einer effizienteren Lösung zu suchen? Falls ja, habe ich hier einen Vorschlag, mit dem Sie nie wieder jede Erbse einzeln im Lager zählen müssen: die Stichprobeninventur.

Fakt ist: Noch immer kommt bei mehr als der Hälfte der deutschen Industrieunternehmen die Vollinventur zum Einsatz. Die Erfassung kostet je Artikel zwischen zwei bis zehn Euro. Ein Lager mit 10.000 Artikeln löst damit schnell 20.000 Euro Inventurkosten im Jahr aus. Dabei ist die Stichprobeninventur bereits seit 1977 gemäß HGB § 241 in Deutschland gesetzlich verankert. Mit einer entsprechenden Software lassen sich bei diesem Verfahren hohe Einsparpotentiale erzielen, ohne bestehende Prozesse zu beeinflussen.

Wie  funktioniert die Stichprobeninventur?

Dies lässt sich ganz einfach anhand eines kleinen Beispiels erläutern: Angenommen, bei einem Glas voller Erbsen sollte deren Anzahl ermittelt werden. Man könnte jede Erbse einzeln herausnehmen und zählen. Wer schneller sein will, lässt sich von weiteren Personen unterstützen. Dies ist natürlich mit Mehraufwand verbunden und setzt voraus, dass man sich auf die Ergebnisse der anderen verlassen kann. Eine Alternative wäre, nur eine kleine Menge herauszunehmen und zu wiegen. Anschließend müsste der ganze Inhalt und das Glas gewogen und über eine Hochrechnung die tatsächliche Menge abgeleitet werden. Dieses Prinzip ist der Kern der Stichprobeninventur. Auf durchschnittlich 20 Prozent der Positionen entfallen 80 Prozent des gesamten Lagerwerts. Einige wenige Positionen werden daher aufgrund ihrer Wertigkeit voll aufgenommen. Den Rest teilt das System automatisch in Schichten ein, aus welchen Stichproben nach dem Zufallsprinzip gezogen werden. Mit der Differenzenschätzung werden im Anschluss die saldierten Inventurdifferenzen ermittelt. Das Verfahren kann nicht nur bei der Stichtagsinventur, sondern auch bei einer permanenten Inventur angewendet werden.

Ist mein Lager geeignet?

Die Stichprobeninventur ist für alle Lager geeignet und das Verfahren überall identisch. Egal, ob Ersatzteil-, Produktions-, Fertigteile- oder Vorratslager. Es spielt auch keine Rolle, ob das Warenwirtschaftssystem materialnummernorientiert oder lagerplatzbezogen organisiert ist oder die Lagerhaltung auf durchnummerierten Paletten oder Gitterboxen basiert. Die einzigen Voraussetzungen für die Stichprobeninventur: Das Lager sollte mindestens 1.000 Positionen umfassen und eine einheitliche IT-gestützte Bestandsführung nach Art, Menge und Wert vorhanden sein. Zudem sollte die Differenz zwischen Buch- und Ist-Wert bei der letzten Vollinventur nicht mehr als zwei Prozent betragen.

Gibt es wirtschaftliche Vorteile?

Die Stichprobeninventur verringert den Zählaufwand auf ein Minimum. Auslieferungsstopps oder Ausfallzeiten der Produktionsanlagen werden auf wenige Stunden reduziert oder ganz vermieden, da die Inventur parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt werden kann. Überstunden sowie der Einsatz von Aushilfspersonal werden unnötig. Diese Erfahrung hat auch unser Kunde D+H Mechatronic gemacht, der sich auf Lüftungs- und Entrauchungskonzepte spezialisiert hat.

Das Unternehmen musste bei der letzten Inventur nur noch 512 Artikel zählen, davor  waren es 8.418. Produktion und Lager müssen nicht mehr geschlossen werden. Insgesamt ist der Inventuraufwand von 1.000 auf 120 Stunden geschrumpft. Das entspricht einer Zeitersparnis von 88 Prozent.

Neben Rationalisierungsargumenten spricht aber auch die Verbesserung der Aussagekraft für die Stichprobenmethode: Aufgrund des verringerten Aufnahmevolumens ist durch weniger Zusatzpersonal, weniger Zählfehler und intensive Kontrollmöglichkeiten die Genauigkeit im Vergleich zur Vollinventur größer.

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Fazit

Mit der IT-gestützten Stichprobeninventur lassen sich die Inventurkosten signifikant reduzieren, ebenso sinkt der Zählaufwand und die Lagerschließzeiten verkürzen sich. Logistiker behalten damit selbst in der Inventursaison einen kühlen Kopf ‒ vielleicht gehören auch Sie dieses Jahr dazu. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

Welche Erfahrungen haben Sie bislang mit der Inventur gemacht? Ich freue mich auf Ihre Meinung zum Thema auf diesem Blog.



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Über den Autor

  • Ludger Schuh

    Ludger Schuh († 19.06.2017) war Mitglied der Geschäftsleitung bei der INFORM GmbH. Von 1993 - 2016 war er verantwortlich für die Produkte aus dem Bereich Inventory and Supply Chain. Im Januar 2017 hat er die Aufgaben des zweiten Geschäftsführers der INFORM GmbH übernommen.

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