Was haben der Weihnachtsmann und ein Dienstplaner gemeinsam?

von Dr. Jörg Herbers
Weihnachtsmann hinter einem Laptop

Der Weihnachtsmann hat vor Weihnachten viel zu tun. Unzählige Wünsche gilt es zu erfüllen. Die Menschen, für die er das tut, haben die unterschiedlichsten Anliegen. Kleine und große, dringende und weniger wichtige. Und dann sind da noch die unerfüllbaren Wünsche. Für manche fehlen die Mittel, andere sind in der kurzen Zeit bis Heiligabend nicht zu schaffen und wieder andere sind Träume, die nicht in Erfüllung gehen können.

Das alles ist ganz schön stressig. In kürzester Zeit müssen Unmengen von Aufträgen möglichst schnell erledigt werden - egal, was bis Weihnachten noch so alles passiert. Ob schlechtes Wetter oder kaputter Schlitten, der Weihnachtsmann muss improvisieren können. Schließlich sollen die Menschen am 24. Dezember alle zufrieden mit seiner Arbeit sein.

Zum Glück macht der Weihnachtsmann das nicht zum ersten Mal. Er ist Vollprofi und behält bei allen unerwarteten Zwischenfällen den Überblick. Wir wissen es nicht, doch wahrscheinlich ist er am  Heiligabend sehr erschöpft, aber auch froh, es wieder einmal geschafft zu haben.

Fühlen Sie sich manchmal auch wie der Weihnachtsmann?

Wenn Sie jetzt wissen, warum der Weihnachtsmann und ein Dienstplaner viele Gemeinsamkeiten haben, sind Sie wahrscheinlich selber ein Dienstplaner. Dann kennen Sie das Gefühl, viele unterschiedliche Anliegen auf einmal erfüllen zu wollen, es aber oftmals nicht zu können, weil die Situation und die Gegensätzlichkeit der Anforderungen es nicht erlauben.

Trotz dynamischer, ungewisser Bedarfsschwankungen sollen die Personalkosten gering sein. Überstunden sind zu vermeiden. Es gilt die Arbeitszeitproduktivität zu maximieren und das optimale Serviceniveau sicherzustellen. Schließlich ist die Kundenzufriedenheit eines der wichtigsten Ziele Ihres Unternehmens. Und das zu optimalen Kosten.

Dazu brauchen Sie flexible Mitarbeiter, die kurzfristig einspringen, wenn der Bedarf es erfordert. Da Ihnen Ihre Mitarbeiter am Herzen liegen, versuchen Sie, ihre persönlichen Wünsche bei der Dienstplanung zu berücksichtigen. Dabei beziehen Sie die aktuellen Empfehlungen zu Ergonomie und Schichtdesign ein und vermeiden ermüdende Dienstfolgen. Schließlich sollen die Krankenquote niedrig und die Mitarbeitermotivation hoch sein.

Zum Glück bewahren Sie auch in stressigen Momenten den Überblick und finden bei kurzfristigen Bedarfsänderungen oder Personalausfall eine Lösung, die mit den rechtlichen Vorgaben und den betrieblichen Vereinbarungen in Einklang steht. Wenn Sie sich in Ihrer Freizeit juristisch weitergebildet haben, können Sie jetzt davon profitieren.

Hat man als Dienstplaner eigentlich auch Weihnachtswünsche?

Als Dienstplaner ist man in Bezug auf Wünsche realistisch. Schließlich weiß man allzu gut, dass Illusionen nicht in Erfüllung gehen. Einen Wunsch aber haben die meisten Dienstplaner gemeinsam. Sie wünschen sich etwas mehr Anerkennung und Verständnis für die anspruchsvolle Aufgabe, die sie tagtäglich leisten.

Anders als der Weihnachtsmann können sie am 24. Dezember nicht in einen langen Erholungsurlaub gehen. Dienstplaner arbeiten das ganze Jahr über und versuchen, möglichst alle Wünsche so zu erfüllen, dass jeder zufrieden ist, Tag für Tag.

Dass dies nicht immer möglich ist, weiß ein Dienstplaner selbst am besten. Wenn das auch alle Kollegen und Vorgesetzten verstehen würden, wäre wahrscheinlich schon sein größter Weihnachtswunsch erfüllt.

Und was wünscht sich das Management vom Weihnachtsmann?

In Bezug auf die Dienstplanung sind die Wünsche des Managements manchmal besonders vielfältig. So wie auf einem Wunschzettel, der den Weihnachtsmann in diesen Tagen erreicht hat.

Lieber Weihnachtsmann,

wir brauchen dringend einen neuen Dienstplaner, da unser bisheriger uns verlassen hat.

Damit wir schnell einen geeigneten Ersatz finden, haben wir eine Stellenanzeige geschaltet. Bisher hat sich aber noch niemand bei uns gemeldet, obwohl wir in der Anzeige ganz genau beschrieben haben, welche Voraussetzungen der ideale Kandidat erfüllen sollte.

Wenn du es schafft, uns jemanden zu vermitteln, der auf die Stelle passt, wären wir überglücklich. Damit du uns bei der Suche helfen kannst, schicke ich dir die wichtigsten Auszüge aus der Stellenanzeige.

Vielen Dank für deine Unterstützung!

Gesucht wird:

Stressresistenter Dienstplaner mit breitem Expertenwissen in folgenden Bereichen: 

  • Personalwesen
  • Arbeits- und Sozialrecht
  • Controlling und Kostenrechnung
  • Lohn und Gehalt
  • Betriebswirtschaft, insbesondere Management und Prozessoptimierung
  • Arbeitswissenschaft und Gesundheitsmanagement
  • Informationstechnologie
  • Psychologie

Darüber hinaus sollten Sie die operativen Betriebsabläufe aus vergleichbaren Unternehmen sehr gut kennen, um die Anforderungen des Fachbereiches optimal unterstützen zu können. Wünschenswert sind außerdem exzellente Excel-Kenntnisse und Erfahrungen mit der Spezifikation von Schnittstellen.

An persönlichen Kompetenzen setzen wir voraus: 

  • Kunden-, mitarbeiter-, prozess- und kostenorientiertes Denken
  • Hohe Belastbarkeit
  • Hohe Zahlenaffinität
  • Schnelle analytische Auffassungsgabe
  • Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
  • Teamfähigkeit
  • Sicheres Auftreten, insbesondere unter hoher Belastung
  • Überdurchschnittliche Sozialkompetenz auf allen Ebenen einer Organisationsstruktur
  • Hohes Einfühlungsvermögen im Umgang mit den Mitarbeitern
  • Durchsetzungsvermögen, Zielstrebigkeit und Fokus
  • Fähigkeit, Mitarbeiter zu motivieren
  • Hohe Frustrationstoleranz
  • Hohe Eigenmotivation und Selbständigkeit
  • Strategisches Denken
  • Improvisationstalent
  • Zielsichere Intuition bei fehlenden Planungsgrundlagen

Ferner sollten Sie über sehr gute Methodenkompetenz verfügen, die es Ihnen ermöglicht, auch in unübersichtlichen Situationen stets den Überblick zu bewahren und mit Besonnenheit die richtigen Entscheidungen zu treffen. Am besten passen Sie zu uns, wenn Sie ein Optimist mit positiver Ausstrahlung und ausgleichendem Gemüt sind.

Im Gegenzug bieten wir Ihnen 

  • eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der Sie jeden Tag vor neue Herausforderungen gestellt werden,
  • Kontakt zu (fast) allen Mitarbeitern im Unternehmen,
  • eine Vergütung im Rahmen des üblichen Durchschnitts und
  • die Möglichkeit sich in Ihrer Freizeit umfassend in Ihren Aufgabengebieten weiterzubilden.

Ob der Weihnachtsmann hier wohl helfen kann? Was meinen Sie?

Wir wünschen Ihnen ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in das Jahr 2018!



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Über den Autor

  • Dr. Jörg Herbers

    Jörg Herbers ist Leiter des Geschäftsbereichs Workforce Management bei der Inform GmbH. Seine Themenschwerpunkte sind Personaleinsatzplanung und Optimierung.

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