Was Infektionsschutz mit Personaleinsatzplanung zu tun hat

von Dr. Jörg Herbers
(c) Narongrit Sritana - Getty Images

Die letzten Wochen waren für jeden von uns herausfordernd, auf die ein oder andere Art. Und es scheint, als seien die Herausforderungen jede Woche neue. Für Betriebe bedeutet das, dass sie im Wochentakt Anpassungsmaßnahmen umsetzen müssen. In den ersten Wochen der „Pandemie-Zeitrechnung“ mussten Betriebe ihre Personalkapazitäten anpassen – für viele Betriebe hieß das Kurzarbeit. Aktuell geht es um Öffnungsmaßnahmen und den Wiederanlauf der Produktion und anderer Wirtschaftszweige. Nicht ohne die Warnungen der Virologen, welche Risiken damit einhergehen können.

Arbeitsschutz und Arbeitszeitgestaltung

Entsprechend vorsichtig müssen Betriebe vorgehen und Vorgaben des Gesundheitsschutzes umsetzen. So hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales den SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard veröffentlicht, den Betriebe umsetzen sollen. Im Bereich der Arbeitszeitgestaltung sieht dieser Arbeitsschutz insbesondere die folgenden Maßnahmen vor:

  • Schichtpläne sollen so erstellt werden, dass möglichst dieselben Personen gemeinsame Schichten arbeiten.
  • Arbeitsbeginn und -ende sollen nach Möglichkeit so gestaltet werden, dass Ballungen von Personen z. B. in Umkleideräumen oder an der Zeiterfassung vermieden werden.
  • Pausenzeiten sollen zeitlich entzerrt werden, um die Belegungsdichte z. B. in Pausenräumen zu verringern.

Sehr konkrete Vorgaben, die die Personaleinsatzplanung unmittelbar betreffen. Generell setzen Betriebe darauf, die Verbreitung des Virus einzudämmen, indem einzelne Teams oder Schichtgruppen unter sich bleiben und von anderen Teams und Gruppen separiert werden. Diese Separation gilt:

  1. In örtlicher Hinsicht: verschiedene Teams arbeiten möglichst in unterschiedlichen Arbeitsbereichen.
  2. In zeitlicher Hinsicht: wo Teams in gleichen Arbeitsbereichen arbeiten müssen, versucht man nach Möglichkeit, die Arbeitszeiten nicht-überlappend zu gestalten und Zeit für Desinfektionsmaßnahmen zu schaffen.

Dies kann z. B. auch durch die Umstellung von Schichtmodellen erreicht werden. Dort, wo dies möglich ist, kann z. B. die zeitliche Lage von Früh- und Spätschichten so entzerrt werden, dass es nicht zu Begegnungen zwischen diesen beiden Schichten kommt. Dort, wo noch viel Arbeit vorhanden ist, können dazu auch Schichten verlängert werden, z. B. wenn für die zeitliche Separation von einem Dreischicht- auf ein Zweischichtmodell umgestellt wird. Die Covid-19-Arbeitzeitverordnung erlaubt dazu bis zum 31. Juni 2020 z. B. eine Verlängerung der täglichen Arbeitszeit und eine Verkürzung der Ruhezeit.

Digitale Umsetzungsmöglichkeiten

All das sind sehr direkte Auswirkungen auf die Personaleinsatzplanung (PEP) und Schichtplangestaltung. Schichtplananpassungen, Pausenplanung und generelle Planungsunterstützung lassen sich digital gut umsetzen. Hinzukommt die Möglichkeit einer mobilen Zeiterfassung (z. B. auf Smartphones), die Zusammentreffen an Zeiterfassungsterminals zu vermeiden hilft.

Aber damit ist es nicht unbedingt getan. Jenseits der gescholtenen Pepp-PT-App, die die Bundesregierung auf freiwilliger Basis einführen will, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie Verdachts- und Infektionsfälle nachverfolgen und Mitarbeiter so weit wie möglich vor Infektionen schützen. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hat klargestellt, dass eine namentliche Datenverarbeitung für Infektionsfälle im Rahmen von Vorsorgemaßnahmen rechtens ist. Und Arbeitsrechtler gehen davon aus, dass Mitarbeiter eigene Infektionen im Rahmen ihrer arbeitsvertraglichen Treuepflicht dem Arbeitgeber melden müssen.

Aber selbst, wenn man aufgrund der oben beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen davon ausgehen kann, dass sich die Kontaktpersonen im Unternehmen auf das Team bzw. die Schichtgruppe beschränken, stellt sich die Frage, wie man eine effektive Nachverfolgung von Infektionsfällen und Quarantänemaßnahmen sicherstellt. Mithilfe eines PEP-Tools kann einfach überprüft werden, dass Quarantänezeiten betroffener Teams wirklich eingehalten werden.

Wichtige Funktionalitäten eines PEP-Tools in Corona-Zeiten sind:

  • Die Erfassung von Mitarbeitern, die Risikogruppen angehörigen und die entsprechende Sperrung von Mitarbeitern von Arbeitseinsätzen.
  • Eine datenschutzkonforme Hinterlegung von Infektions- und Verdachtsfällen als Teil der Mitarbeiterdaten.
  • Die Möglichkeit der Sperrung der Mitarbeiter der entsprechenden Teams im Rahmen von Quarantänemaßnahmen.
  • Die Hinterlegung von Maximalbesetzungen pro Arbeitsbereich, um Mindestabstände in diesen Arbeitsbereichen umzusetzen.
  • Die Sicherstellung von Mindestbesetzungen mit Mitarbeitern pro Arbeitsbereich, die in Infektionsschutzmaßnahmen geschult sind.

Darüber hinaus sind spezifische, unternehmensindividuelle Anpassungen sinnvoll, z. B. eine weiter gehende Definition von Kontaktgruppen, die Meldung von zeitlichen und/oder örtlichen überlappenden Mitarbeitereinsätzen, eine Beschränkung von Fahrgemeinschaften auf Teams bzw. Schichtgruppen oder Arbeitszeiteinschränkungen von Mitarbeitern, die ihre Kinder betreuen müssen.

PEP-Tools zur Einhaltung der Schutzmaßnahmen

Was sind die Vorteile einer solchen Abbildung in einem PEP-Tool? Eine integrierte Abbildung in der Personaleinsatzplanung ermöglicht zum einen eine Durchgängigkeit der Datenverarbeitung. Die Personaleinsatzplanung ist der natürliche Ort, in dem Schichtpläne, Teams, Arbeitszeiten und -orte hinterlegt werden – und genau diese Daten werden im Rahmen der Umsetzung von Separationsstrategien benötigt. Wenn Planungen dem Infektionsschutz widersprechen, kann ein geeignetes PEP-Tool den Planer, Team- oder Abteilungsleiter durch integrierte Regelverletzungen direkt darauf aufmerksam machen. Optimalerweise direkt in der Planungsansicht und nicht erst in Seitenauswertungen oder zahlreichen Excel-Sheets. Dadurch können Quarantänemaßnahmen konsistent durchgehalten werden. Und auch abrechnungsrelevante Sachverhalte (z. B. die Entgeltkompensation bei behördlich angeordneten Infektionsschutzmaßnahmen) können im Rahmen einer Datenintegration mit dem Abrechnungssystem umgesetzt werden.

Jedem dürfte bewusst geworden sein, dass das Virus uns und die Art wie wir arbeiten noch länger herausfordern wird. Wie gehen Sie die neuen Herausforderungen an?

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Über den Autor

  • Dr. Jörg Herbers

    Jörg Herbers ist Leiter des Geschäftsbereichs Workforce Management bei der Inform GmbH. Seine Themenschwerpunkte sind Personaleinsatzplanung und Optimierung.

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