Was Sie von Jogis Jungs für Ihre Urlaubsplanung lernen können

von Dr. Jörg Herbers
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Jogi Löw fährt natürlich nicht mit nur 11 Spielern zur WM in Russland. Der Bundestrainer nimmt 23 mit. Er kann die Aufstellung dadurch taktisch dem Gegner anpassen. Und er weiß, dass Spieler ausfallen können. Durch Verletzungen, durch Sperren. Spielt Deutschland am 17. Juni um 17 Uhr gegen Mexiko werden nur 11 deutsche Spieler zeitgleich im Einsatz sein. Die anderen 12 sind Löws Reserve.

Was im Fußball logisch erscheint, ist in anderen Branchen nicht selbstverständlich. Im öffentlichen Verkehr zum Beispiel, an Flughäfen oder in OP-Sälen. Zugausfälle, gestrichene Flüge und abgesagte OPs sind die Folge. Der Grund: Personalmangel. Da ist bei der Planung der Reserve etwas schief gelaufen.

Warum es einen Puffer braucht

Aber muss das so sein? Es ist ein Phänomen unserer Zeit, dass in der Dienstplanung zu wenig Puffer eingeplant wird. Im Workforce Management ging es jahrelang um eine möglichst bedarfsorientierte Planung. Viele Unternehmen sind dabei aber übers Ziel hinausgeschossen. Die Kostenoptimierung führt zu Problemen an anderen Stellen: Die Qualität der Leistung sinkt, wenn zu wenig Personalreserve eingeplant wird. Selbst kleine Planabweichungen, können dann riesige Auswirkungen haben. Ryanair und Kötter Security waren dafür im Sommer 2017 prominente Beispiele. Ob das daraus resultierende „Maßnahmenpaket“ bei Kötter gefruchtet hat, wird sich diesen Sommer am Flughafen Düsseldorf zeigen.

Eine Maßnahme, die alle Unternehmen aus den Erfahrungen der Vorjahre ableiten können, ist eine realistische Reserve einzuplanen. Ausfälle wegen Krankheit kann man in der Regel nicht vorhersehen und Durchschnittswerte bei der Planung zu berücksichtigen, hilft nur bedingt. Denn wann entspricht der Krankenstand schon dem Jahresdurchschnitt? Urlaub jedoch ist planbar. Und so überrascht es umso mehr, dass es so vielen Unternehmen nicht gelingt, eine sinnvolle Reserveplanung für die Urlaubssaison zu erstellen. Ohne Reserve kann nur planen, wer keine zeitkritischen Arbeiten erledigen muss oder den Ausfall durch verbleibende Mitarbeiter auffangen kann. Für öffentliche Verkehrsmittel, Flugbetriebe und OPs gilt das nicht. Gerade im Flugbetrieb steigt der Bedarf an Mitarbeitern sogar genau dann, wenn besonders viele Mitarbeiter Urlaub haben möchten. Ein Dilemma. Aber eines, auf das man sich vorbereiten kann.

Wie Reserveplanung geht

Ein Planer muss rechtzeitig den Bedarf an Arbeitszeit bestimmen, berechnen, in welchen Zeiträumen wieviel Urlaub gewährt werden kann und Urlaubsansprüche mit den Urlaubswünschen der Mitarbeiter abgleichen. Aber selbst wenn die Mannschaftsaufstellung so gesehen perfekt ist, kann der Torwart durch eine Fußverletzung ausfallen. Gerade wenn es darauf ankommt, gerade wenn die Personaldecke dünn ist, muss der Planer „Ersatzspieler“ einplanen.

Doch wer sind diese „Ersatzspieler“ in der Dienstplanung und woher kommen sie? Für die Planung einer Reserve gibt es verschiedene Ansätze. Eine Möglichkeit ist, Mitarbeiter aus anderen Bereichen, Leiharbeiter oder Hilfskräfte einzusetzen. Eine andere wäre Springerpools einzurichten, Reserveschichten/Flex-Schichten oder Bereitschaftsdienste zu verteilen. Sinnvoll kann auch eine Kombination der Reserveplanungsszenarien sein. Arbeitszeitkonten können helfen, dynamische Bedarfe besser aufzufangen. So kann Mehrarbeit, die während der Urlaubssaison oder durch Mitarbeiterausfall entsteht, in bedarfsschwachen Zeiten ausgeglichen werden.

Um Schichten gerade während der beliebten Urlaubszeiträume möglichst fair zu vergeben, alle Arbeitszeitregeln zu beachten und auch kurzfristig auf Änderungen reagieren zu können, müssen alle Informationen übersichtlich aufbereitet sein. Eine Übersicht über den Stand der Urlaubskonten jedes Mitarbeiters verhindert unangenehme Überraschungen, z.B. durch Resturlaubsansprüche am Jahresende. Es muss einfach erkennbar sein, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation wann im Urlaub sind, um rechtzeitig feststellen zu können, wann es zu einer Unterbesetzung kommen könnte. Nur dann kann der Planer den Dienstplan noch steuern. Nur durch die Reserveplanung kann Löw im laufenden Spiel taktieren.

Ein stabiler Dienstplan braucht eine verlässliche Reserveplanung. Nur dann läuft es rund. Im Betrieb und auf dem Rasen. Würde Jogi Löw nur 11 Spieler mit zur WM nehmen, wäre er nicht mehr lange Bundestrainer. Prüfen Sie jetzt Ihre Reserveplanung – davon könnte das Resultat abhängen.

Reserveplanung ist bei Ihnen nicht das Problem? Ihnen fehlen Fachkräfte? Dann schauen Sie doch mal hier rein.



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Über den Autor

  • Dr. Jörg Herbers

    Jörg Herbers ist Leiter des Geschäftsbereichs Workforce Management bei der Inform GmbH. Seine Themenschwerpunkte sind Personaleinsatzplanung und Optimierung.

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