Wegen Inventur… geöffnet! Zwei Schritte zu einer digitalisierten Bestandsaufnahme

von Julia Severins

Das Kalenderblatt zeigt den 30. Dezember, auch die letzten Weihnachtskekse sind nun verzehrt und die Silvesterraketen warten schon auf ihren ohrenbetäubenden Auftritt. Es könnte ein erholsamer Start in ein neues Jahr werden – wäre da nicht diese lästige Sache mit der Inventur.

Der Gesetzgeber schreibt es vor: Einmal jährlich muss der Gesamtbestand eines Unternehmens körperlich erhoben werden. In diesem Zuge werden in nicht wenigen Unternehmen bis zum Silvesterabend alle Mitarbeiter mobilisiert – vom Lagermitarbeiter bis zur Chefsekretärin – um zu zählen. Und zwar jede einzelne Lagerposition, manuell, von einer (gefühlt) nie endenden Excel-Liste. Was für manch einen jetzt nach einem veralteten Lehrbuch-Prinzip klingt, wird in den Industrie- und Lagerhallen oft noch genauso gehandhabt. Während dieser Prozedur kommt es darüber hinaus meist zu einer inventurbedingten Schließung des Unternehmens. Dies bedeutet, dass Waren weder eingelagert noch ausgeliefert werden können und die Produktion stillsteht. Das kostet Geld und beeinträchtigt die Lieferbereitschaft.

Hohe Personalbindung und Auslieferungsstopps sind aber nicht nur kostspielig, sondern für bestimmte Branchen sogar völlig unmöglich, weil ihre Produkte besondere Verfügbarkeitsansprüche erfüllen müssen, wie zum Beispiel Medikamente. Besonders für die Pharmaindustrie steht daher der Begriff „Stock-Out“ auf der schwarzen Liste. Wenn es sich um lebensrettende Medizin für die Belieferung von Kliniken handelt, hat die maximale Verfügbarkeit aller Artikel, vom Schnelldreher bis zum selten nachgefragten Medikament, stets oberste Priorität. Eine Lagerschließung für mehrere Tage oder ein Produktionsstopp sind undenkbar.

Keine Lagerschließung ist auch keine optimale Lösung

Nach der Gesetzgebung des HGB gibt es aber Ausweichmöglichkeiten von einer Lagerschließung, zum Beispiel die Permanente Inventur. Diese erlaubt, dass das Lager geöffnet bleibt und das Alltagsgeschäft weiterläuft, indem durch die „häppchenweise“ Zählung des Lagerbestands über das ganze Jahr hinweg ebenfalls ein Inventurwert vergleichbar mit dem einer Stichtagsinventur entsteht. Doch Achtung! Entgegen der weit verbreiteten Annahme, bietet eine permanente Inventur keinesfalls eine Aufwandsreduzierung. Der Zählaufwand verteilt sich durch die Kontinuität lediglich auf das ganze Jahr und wird oft sogar erhöht, weil sich Lagermitarbeiter immer wieder neu aus ihrem Alltagsgeschäft hinausbegeben und auf den Inventurvorgang einstellen müssen.

Das Fazit: Ein fortlaufender Betrieb mag zwar die Verfügbarkeit der Waren gewährleisten, für eine effiziente Bestandsaufnahme ist jedoch auch die Permanente Inventur keine optimale Lösung.

Digitalisierung als Türöffner

Doch wie erreichen Unternehmen nun eine schnelle und einfache Inventur ohne Lagerschließung? Die Antwort lautet: durch die Digitalisierung von Lager und Inventur in zwei Schritten.

Der erste Schritt hin zu einer guten und einfachen Inventur ist der Einsatz eines computergestützten Lagerverwaltungssystems. Denn wie Jim Carrey in der Hauptrolle der US-amerikanischen Komödie „Bruce Allmächtig“, haben auch die meisten Unternehmen bereits feststellt: Weder die Ansammlung von Akten noch die so genannte „Zettelwirtschaft“ sind praktikable Managementansätze zur Bewältigung vieler Daten:

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Der zweite Schritt ist die Implementierung eines intelligenten Add-on-Systems, welches nicht nur bei der Inventurabwicklung hilft, sondern den gesamten Prozess auch erheblich vereinfacht – zum Beispiel mittels der Zählung von Stichproben. Dieses Verfahren, die so genannte Stichprobeninventur, zeichnet sich dadurch aus, dass nur noch ein Bruchteil aller Artikel in einem Lager gezählt werden muss. Durchgeführt werden kann die Stichprobeninventur entweder als Schätz- oder als Testverfahren, wobei ersteres deutlich verbreiteter ist. Dabei kommt ein Lagerphänomen, das so genannte Pareto-Prinzip, zum Tragen. Dieses beschreibt die Werteaufteilung aller Lagerbestände in wenige hochpreisige und viele geringwertige Artikel. Bei der Stichprobeninventur werden nach einer solchen Kategorisierung die wertvollsten Artikel voll aufgenommen, weil in diesem Umfeld Differenzen das Endergebnis maßgeblich beeinflussen würden. Aus dem restlichen Bestand ist nur noch die Erhebung von Stichproben erforderlich, was den gesamten Zählaufwand auf fünf bis zehn Prozent runterbricht. Mithilfe eines mathematisch statistischen Verfahrens errechnet die Stichprobeninventursoftware aus den Teilergebnissen dann ein Gesamtergebnis, welches oft sogar exakter ist als eine körperliche Vollaufnahme. Die Stichprobeninventur mit INVENT Xpert wurde jüngst auch von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC zertifiziert und ist somit nicht nur gesetzlich anerkannt, sondern auch von Wirtschaftsprüfern akzeptiert.

Fazit:
Im Sinne der Digitalisierung ist der Einsatz von Lagerverwaltungssystemen der erste Schritt zu einer guten Bestandsführung und einer gelungenen Inventur. Intelligente Add-on-Systeme, wie die Stichprobeninventursoftware INVENT Xpert, sorgen darüber hinaus branchenneutral dafür, dass Unternehmen nicht mehr gezwungen sind, das Lager über den Inventurzeitraum zu schließen. Der Zählaufwand wird durch den Einsatz der praxiserprobten Algorithmen um bis zu 95 Prozent gesenkt, Personalkosten werden reduziert und Zählfehler deutlich minimiert.



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Über den Autor

  • Julia Severins

    Julia Severins arbeitet seit 2012 bei der INFORM und schreibt hauptsächlich zu den Themen Bestandsoptimierung, Absatzplanung und Stichprobeninventur. 

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