Workforce Management Trends 2018

von Dr. Jörg Herbers

Trends rechtzeitig zu erkennen und Chancen zu ergreifen, ist zu jedem Zeitpunkt ein Thema für alle Unternehmen, ganz besonders aber ist es das zu Beginn eines neuen Jahres.

Was werden 2018 die zentralen Themen des Workforce Management sein?

Manche Trends sind schnelllebig und halten sich nicht lange. Die Workforce Management Trends 2018 gehören ganz sicher nicht dazu. Denn sie sind die konsequente Weiterentwicklung einer sich bereits seit 2-3 Jahren abzeichnenden Entwicklung.

Einige der aktuellen Themen werden seit längerem kontrovers diskutiert. Der entscheidende Unterschied wird 2018 darin bestehen, dass sich der Fokus verlagert und eine neue Qualitätsstufe erreicht. In der Vergangenheit ging es häufig primär um die Ziele und Aufgaben der Personaleinsatzplanung. Dabei standen Fragen nach dem „Was?“ im Mittelpunkt, insbesondere was die Ziele und Aufgaben der Personaleinsatzplanung im jeweiligen Unternehmen sind und was das zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Dank intensiver Auseinandersetzung mit der Materie sind mittlerweile viele Unternehmen ein gutes Stück weiter. Für sie steht nicht mehr das „Was?“ im Vordergrund, sondern das „Wie?“. Diese Unternehmen wissen längst, was Workforce Management zum Unternehmenserfolg beiträgt. Sie suchen nach den besten Optionen, wie sie ihre Ziele und Aufgaben effizient und nachhaltig umsetzen können.

Vor diesem Hintergrund wird sich das Hauptaugenmerk des Instrumentariums 2018 auf die nachfolgenden Bereiche richten:

Anforderungen an Arbeitszeitflexibilisierung werden weiter zunehmen – für alle Beteiligten!

Für Schichtbetriebe wird die Notwendigkeit zur Arbeitszeitflexibilisierung weiter steigen. Dabei wird es nicht mehr nur darum gehen, mittels bedarfsorientierter Arbeitszeitmodelle eine höhere Produktivität zu erreichen. Vielmehr muss der Planungsprozess selbst stärker darauf abgestimmt sein, flexibler auf die Mitarbeiterbedürfnisse einzugehen. Das betrifft insbesondere die Berücksichtigung individueller Arbeitszeitmodelle.

Für Branchen und Regionen, die vom Fachkräftemangel betroffen sind, ist es für die Wettbewerbsfähigkeit entscheidend, wie gut es gelingen wird, diese neue Herausforderung zu meistern. Denn die nachrückenden Generationen Y und Z sind weit weniger an Schichtarbeit interessiert als alle vorherigen Generationen. Schichtarbeit gilt bei ihnen als schwer vereinbar mit den Bedürfnissen nach einer Work-Life-Balance.

Arbeitszeitgestaltung mit Work-Life-Balance zu vereinbaren, wird ein zentrales Thema sein

Das negative Image von Schichtarbeit lässt sich ins Positive wandeln, wenn die Mitarbeiter an der Dienstplanung beteiligt werden. Schichtarbeit bedeutet in diesem Fall nicht mehr, grundsätzlich dann zu arbeiten, wenn es vom Arbeitgeber vorgegeben wird, sondern idealerweise dann, wenn es am besten in den individuellen Zeitplan passt.

Mitarbeiterbeteiligung kann viele Formen haben. Das Ziel ist der bedarfsorientierte Mitarbeitereinsatz unter maximal möglicher Berücksichtigung der individuellen Mitarbeiterbedürfnisse.

Wo das gelingt, sind eine besonders hohe Mitarbeiterbindung und eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit das Ergebnis. Das wirkt sich positiv sowohl auf die Qualität der Arbeit als auch auf die Attraktivität am Arbeitsmarkt aus.

Mit einfachen IT-Tools lässt sich das jedoch nicht realisieren. Der Trend zum Einsatz darauf spezialisierter Software wird in Zukunft weiter steigen. Es wird darum gehen, die Dienstplanung einerseits bedarfsoptimiert zu gestalten und andererseits alle mitarbeiterindividuellen Präferenzen, Verfügbarkeiten, Vereinbarungen und Qualifikationen möglichst optimal einzubeziehen.

Auf diese Weise werden sich attraktive Arbeitszeitmodelle auch bei Schichtarbeit realisieren lassen und für eine ausgewogene Work-Life-Balance sorgen.

Zentrale oder dezentrale Dienstplanung – welcher Trend wird sich durchsetzen?

Zentrale oder dezentrale Personaleinsatzplanung, welches Verfahren ist das bessere? Die Diskussion zum Thema an sich ist nicht neu. Auch die Feststellung, dass beide Ansätze ihre Berechtigung haben und die für den Einzelfall beste Methode gewählt werden sollte, hat weiterhin Gültigkeit.

Neu werden 2018 aber die Aspekte sein, unter denen das sicherlich weiterhin polarisierende Thema diskutiert werden wird. Der Grund dafür ist die Verfügbarkeit moderner Workforce Management Software. Sie überwindet Einschränkungen, die in der Vergangenheit stark das Meinungsbild geprägt haben.

Mit moderner Software ist es einerseits möglich, mitarbeiterindividuelle Informationen so zu verarbeiten, dass sie bei einem zentralen Planungsansatz bestmöglich in die Gestaltung des Dienstplans einfließen. Der Planer kennt alle planungsrelevanten Mitarbeiterdaten, inklusive individueller Vereinbarungen und Präferenzen, auch wenn er nicht vor Ort ist. Die Nachteile der räumlichen Distanz wiegen weniger schwer als in der Vergangenheit.

Andererseits ist es heute wirtschaftlich attraktiver als früher, die Dienstplanung auch vergleichsweise kleiner Organisationseinheiten durch den Einsatz spezialisierter Workforce Management Software zu optimieren. In der Vergangenheit war dies wirtschaftlich oft nicht sinnvoll, weil spezialisierte Software die kostenintensive Ausbildung von Spezialisten an jedem einzelnen Standort erforderte. Daher mussten sich kleinere dezentrale Standorte meist mit einfachen IT-Tools behelfen, die den Anforderungen aber nur eingeschränkt gerecht wurden.

Das Dilemma lässt sich heute mit intuitiv bedienbarer Software, welche die Aufgaben des Planers zielgerichtet unterstützt, auch für kleinere Organisationseinheiten lösen. Bleiben wird die Notwendigkeit, die Stärken und Schwächen der beiden Planungsansätze im Einzelfall gegeneinander abzuwägen.

Und welches sind Ihre Workforce Management Themen für 2018?



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Über den Autor

  • Dr. Jörg Herbers

    Jörg Herbers ist Leiter des Geschäftsbereichs Workforce Management bei der Inform GmbH. Seine Themenschwerpunkte sind Personaleinsatzplanung und Optimierung.

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