Workforce Management – Was ein Blick zurück über die Herausforderungen der Zukunft verrät

von Dr. Jörg Herbers

Es gibt wohl kaum einen anderen zentralen Aufgabenbereich, für den es in Unternehmen derartig viele Bezeichnungen gibt: Workforce Management, Personaleinsatzplanung (PEP), Personallogistik, Dienstplanung, Ressourcenplanung, etc.

So groß wie das Spektrum der Begrifflichkeiten ist, so unterschiedlich ist das Verständnis, was sich dahinter im Einzelnen verbirgt. Die Abweichungen in den Auffassungen sind oftmals traditionell geprägt, kulturell und regional verschieden und von der jeweiligen Branche und Unternehmensgröße abhängig.

Diese Spannbreite ist aber auch ein Indiz dafür, dass es sich um einen Bereich handelt, dessen Aufgaben, Ziele und Instrumente unternehmensintern erstaunlich selten klar umrissen sind. Insgesamt wird der Stellenwert des Workforce Management gerade in mittelständischen Unternehmen unterschätzt. Lange Zeit wurde gar keine Notwendigkeit gesehen, eigens dafür Stellen zu schaffen. Insbesondere die Dienstplanung wurde „nebenbei“ von Mitarbeitern übernommen, die hauptsächlich im operativen Geschäft tätig waren.

Erst nach und nach setzte sich in vielen Unternehmen die Erkenntnis durch, dass die Personaleinsatzplanung eine zentrale Schaltstelle im Unternehmen ist, an der viele – auch gegenläufige – Planungsaspekte zusammenlaufen. Diese wirken sich unmittelbar sowohl auf die Kosten als auch auf das Serviceniveau und die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Anfangs standen Personalkosten im Vordergrund

Lange Zeit wurde das primäre Ziel der Dienstplanung ausschließlich darauf reduziert, einen möglichst kosteneffizienten Personaleinsatz zu erreichen. Die Maximierung der Arbeitszeitproduktivität, möglichst geringe Leerzeiten und die Minimierung der Personalkosten standen im Vordergrund. Damit rückten Verfahren zur Prognose des Arbeitszeitbedarfs und Möglichkeiten zur Arbeitszeitflexibilisierung in den Hauptfokus – sowohl bei den Unternehmen als auch bei den Anbietern von PEP-Software.

Die Erfahrungen der Unternehmen mit den zahlreichen Optionen zur Flexibilisierung von Arbeitszeit waren unterschiedlich und stark geprägt von der Prognostizierbarkeit und dem Ausmaß der Arbeitszeitbedarfsschwankungen. Es zeigte sich, dass die Beherrschbarkeit der mit zunehmender Arbeitszeitflexibilisierung wachsenden Planungskomplexität der kritischste Erfolgsfaktor war. Der Einsatz einer spezialisierten PEP-Software wurde zunehmend als unabdingbar erkannt.

Mit geeigneter PEP-Software gelang es vielen Unternehmen, die Personalkosten immer weiter zu reduzieren – dank des immer flexibler werdenden Arbeitszeiteinsatzes der Mitarbeiter und der Einführung geeigneterer Planungsverfahren. Die Probleme der Personaleinsatzplanung schienen (endlich) gelöst zu sein – so glaubten viele.

Dann allerdings zeigte sich vielerorts, dass eine Optimierung unter primärer Fokussierung auf die Kostenseite nicht differenziert genug war.

Dann kamen weitere Probleme

Die Bandbreite der sichtbar werdenden Symptome reichte von Serviceproblemen in Folge einer zu geringen Personalkapazität, die insbesondere bei unerwartetem Personalausfall oder Bedarfsänderungen sichtbar wurde (meist in Folge einer „Optimierung“ unter Vernachlässigung der Notwendigkeit einer Reserveplanung), über Konflikte bei der Einhaltung von Arbeitszeitregeln bis hin zu erhöhten Fluktuations- und Krankenquoten in Folge zu hoher körperlicher und psychischer Belastung der Mitarbeiter. Das wirkte sich auch negativ am Arbeitskräftemarkt aus.

So zeichnete sich bereits 2014 in einigen Branchen und Regionen Deutschlands ab, dass die Nachfrage der Beschäftigten nach Tätigkeiten im Schichtbetrieb stark zurückging. In Folge dessen wurde die Rekrutierung geeigneten Personals für die Unternehmen zunehmend zum kritischen Faktor. Das traf insbesondere auf Unternehmen mit niedrigem Lohnniveau und hohen Anforderungen an die Arbeitszeitflexibilität der Mitarbeiter zu.

Umdenken ist heute unerlässlich

Heute findet mehr und mehr ein Umdenken statt – sicherlich oftmals nicht ganz „freiwillig“, sondern in Folge der negativen Begleiterscheinungen, die sich aus einer zu einseitigen Optimierung der Personaleinsatzplanung unter Kostenaspekten ergeben. Vielfach sind die Mitarbeiter selbst und ihre Vertreter die treibenden Kräfte, wenn es darum geht, ein aktuelles Phänomen zu verstehen: Unbestritten brauchen Unternehmen heute flexiblere Mitarbeiter als in der Vergangenheit. Andererseits erwarten flexiblere Mitarbeiter im Gegenzug eine flexible, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dienstplanung.

Die Möglichkeiten der Mitarbeiterbeteiligung bei der Gestaltung der Dienstplanung sind zahlreich. Die bloße Einführung eines wie auch immer gearteten „Wunschdiensteverfahrens“ alleine löst aber die Probleme nicht. Im Gegenteil, eine einseitige Fokussierung auf die Mitarbeiterwünsche kann fatale Auswirkungen haben, wenn der Arbeitszeitbedarf (und damit das Serviceniveau und die Personalkosten) außer Acht gelassen werden. Statt die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern, wird dann das Gegenteil erreicht.

Vielmehr besteht die Kunst darin, den individuell besten Ausgleich zwischen den miteinander konkurrierenden Interessen auf Seiten des Unternehmens, der Mitarbeiter und der Kunden zu erzielen. In Zeiten sich immer schneller und stärker ändernder Anforderungen muss zudem auch der Planungsprozess schnell und agil an ein höchst dynamisches Umfeld anpassbar sein.

Unternehmen, die dafür nicht gewappnet sind, werden in Zukunft einen schweren Stand haben.

Anforderungen an die PEP-Software der Zukunft

Was kann man nun aus den Erfahrungen der Vergangenheit für die PEP-Software der Zukunft lernen?

Die Anforderungen werden weiter steigen. Die Software sollte die tatsächlichen Gegebenheiten des Unternehmens präzise abbilden und dafür die bestmögliche Lösung unter Einbezug aller Zielkriterien (insbesondere auch der individuellen Mitarbeiterbedürfnisse) finden. Zudem sollte sie einfach und schnell anpassbar sein an die sich immer dynamischer und agiler ändernden Anforderungen der Unternehmen und ihrer Kunden.

Eines aber wird sich wohl niemals ändern: Workforce Management ist und bleibt letztlich tatsächlich in jedem Unternehmen anders.

Und wie stellen Sie sich die Zukunft der Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen vor?



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Über den Autor

  • Dr. Jörg Herbers

    Jörg Herbers ist Leiter des Geschäftsbereichs Workforce Management bei der Inform GmbH. Seine Themenschwerpunkte sind Personaleinsatzplanung und Optimierung.

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