Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der INFORM – Institut für Operations Research und Management GmbH beworben haben. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusam­menarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverord­nung zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammen­hang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher ist:

INFORM - Institut für Operations Research und Management GmbH
Pascalstraße 35
52076 Aachen

Geschäftsführer: Adrian Weiler

 

2. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

INFORM – Institut für Operations Research und Management GmbH
Datenschutzbeauftragter
Pascalstraße 35
52076 Aachen

E-Mail: security@informinform-software.com

 

3. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns ge­nutzt?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Be­werbungsverfahrens erforderlich sind. Dazu zählen folgende Datenkategorien:

Standardangaben:

  • Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anschrift, Stellenposition, Gehaltswunsch, mögliches Eintrittsdatum)
  • Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Quali­fikation
  • (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate (Leistungsdaten, Beurteilungsdaten etc.)

Sonstige Angaben

  • Öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken
  • Freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinder­teneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen.

 

4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewer­bungsverfahrens erhalten.

 

5. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf wel­cher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Da­tenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

 

5.1  Datenverarbeitung für Zwecke des Bewerbungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG)

Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfah­rens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist.

Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwor­tung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Um den Da­tenschutz zu wahren erfolgen solche Datenverarbeitungen erst nach Abschluss der Be­werberauswahl und unmittelbar vor Ihrer Einstellung.

 

5.2 Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO, § 26 Abs. 2 BDSG)

Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

  • Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewer­bungsverfahren

 

5.3 Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interes­ses von uns oder Dritten.

  • Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berech­tigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

 

6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung und den Fachent­scheider, der Ihre Position besetzt, verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere in­terne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

Interne Stellen:

  • Personalabteilung
  • Geschäftsbereichsleiter
  • Buchhaltung

Externe Dienstleister:

  • IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister)
  • Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung

 

7. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder in­nerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten.

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet wer­den. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir den von der Kommission der Euro­päischen Union bereitgestellte Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor.

Unsere Dienstleister in den USA sind darüber hinaus teilweise nach dem EU-US Privacy Shield-Abkommen zertifiziert.        

 

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Be­werbungsverfahrens gelöscht.

Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihr Einverständnis erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für fünf weitere Jahre. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.

 

9. Welche Rechte stehen Ihnen zu Zusammenhang mit der Ver­arbeitung Ihrer Daten?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Wider­spruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

 

9.1 Widerspruchsrecht

Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berech­tigten oder öffentlichen Interesses?

Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer be­sonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender perso­nenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverar­beitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach­weisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

9.2 Widerruf der Einwilligung

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit wi­derrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

 

9.3  Auskunftsrecht

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie ge­speichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

 

9.4 Weitere Rechte

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Da­ten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem struk­turierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichts­behörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

 

9.5  Wahrnehmung Ihrer Rechte

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an den Verantwortlichen oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

 

10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezo­genen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vor­geschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Be­werbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen

Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

 

11. Änderungen dieser Informationen

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.

 

Stand: Mai 2018

 

 

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