Die Zentralisierung logistischer Aktivitäten und Zuständigkeiten ist ein vielerprobtes Mittel zur Produktivitätssteigerung durch Spezialisierung und Bündelung von Kompetenzen. Aber geht das auch in der Personallogistik?

Der Dienstplan ist für den Mitarbeiter eine sehr persönliche Angelegenheit. Er bestimmt unmittelbar, welche Zeiträume für Familie und Freizeit verfügbar sind. Inwiefern er individuelle Präferenzen trifft, ist für den Mitarbeiter bedeutsam. Und diese Präferenzen kennt nur ein Planer, der seine Mitarbeiter auch persönlich kennt – so glauben viele.

Aber kennt der Planer auch wirklich die Präferenzen aller Mitarbeiter? Kann er das überhaupt leisten? Die Antwort lautet vielfach: Nein!

In Zeiten der Arbeitszeitflexibilisierung, mit zahlreichen unterschiedlichen Schichten, Vertragsarten und umfangreichen betrieblichen Vereinbarungen, kann ein Planer die Wünsche der Mitarbeiter nicht alle im Kopf haben und individuell auf sie eingehen. Es braucht eine leistungsfähige Software, die für Transparenz und Fairness sorgt und Interessenskonflikte, auch zwischen Arbeitgeber, Mitarbeiter und Kunde, bestmöglich ausbalanciert.

Zudem braucht es einen Planer mit viel Erfahrung und Know-How. Erst dann lässt sich das volle Potential einer PEP-Software ausschöpfen. Die Ausbildung von Experten für die Personaleinsatzplanung ist aber gerade für kleine Organisationseinheiten oft schwierig. Bisweilen wird die Dienstplanung Mitarbeitern überantwortet, deren Kernkompetenzen woanders liegen.

Durch die Zentralisierung der Dienstplanung können sich Fachexperten voll und ganz auf die Personaleinsatzplanung konzentrieren und so Produktivität und Qualität des Planungsprozesses verbessern.

Gehen diese Vorteile aber nicht zu Lasten der Mitarbeiterzufriedenheit?

Air New Zealand hat 2016 eine Zentralisierung der Dienstplanung für 1800 Mitarbeiter an 3 Standorten durchgeführt. Bei der Reorganisation wurde den Belangen der Mitarbeiter große Bedeutung beigemessen.

Die Betriebsräte aller Stationen waren von Anfang an in die Einführung von WorkforcePlus einbezogen. Individuelle zeitliche Einschränkungen und Präferenzen der Mitarbeiter wurden im System hinterlegt, um sie bei der Optimierung automatisch zu berücksichtigen. So konnten die Vorteile der Zentralisierung realisiert werden, ohne zu Lasten der Mitarbeiter zu gehen.