Workforce Management

Definition

Workforce Management bedeutet das richtige Personal mit den richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzuteilen. Workforce-Management-Systeme unterstützen den Betrieb und die HR, indem sie den Personaleinsatz optimieren. Es geht also darum, Schichten und Arbeitszeiten, Arbeitsorte, Tausche, Aufgaben usw. zu organisieren. In Bezug auf Arbeitszeit- und Schichtmodelle spielt auch hier die HR eine Rolle. Workforce Management umfasst u. a. die Personaleinsatzplanung, Personalsteuerung und die Zeitwirtschaft. Demgegenüber dienen HR-Systeme dazu, Mitarbeiterstammdaten zu verwalten und Bewerbungen, Onboardings, Schulungen, Talentmanagement und die Personalabrechnung zu organisieren. Workforce Management wird zunehmend zur Basis der digitalen Organisation der Arbeit in Unternehmen.

Workforce Management findet im Spannungsfeld zwischen Arbeitszeit, Bedürfnissen der Mitarbeitenden und dem Serviceniveau statt. Zahlreiche Vorgaben aus Gesetzen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen sind bei der Planung und Steuerung zu beachten. Zudem existieren vielzählige soziale und kulturelle Gestaltungselemente. Eine optimierte, bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung und -steuerung findet die bestmögliche Balance für die jeweiligen betriebsindividuellen Ziele und Rahmenbedingungen. So werden Motivation der Beschäftigten, Arbeitszeitproduktivität und Kundenzufriedenheit gesteigert.

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Die 8 wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Workforce Management

  • Bedarfsorientiert planen

    Wer bedarfsorientiert planen will, muss die Personalbedarfe kennen. Die sogenannte Personalbedarfsrechnung geht von Geschäftstreibern bzw. Personalbedarfstreibern aus. Das können z. B. die Umschlagsmengen in der Logistik, die erwarteten Kunden im Einzelhandel oder Flugzeuge oder Passagiere am Flughafen sein. Diese Bedarfstreiber werden mit dem dazugehörigen Arbeitsaufkommen verknüpft. Diese sich ergebenden Personalbedarfe bilden die Grundlage für die Schichtplanung.

  • Personaleinsatz planen

    Egal ob fester Rahmendienstplan, freie Dienstplanung, Mitarbeiterbeteiligung etc., bei der Planung sollten immer Arbeitszeitgesetze, Tarifvereinbarungen, individuelle Arbeitszeitregeln sowie alle relevanten Mitarbeiterdaten in Bezug auf Qualifikation, Funktion, Arbeitsvertrag, Verfügbarkeit, Präferenzen, Einschränkungen, etc. beachtet werden. Hinzu kommen betriebsindividuelle Zielkriterien im Hinblick auf Produktivität, Servicelevel und Mitarbeiterbedürfnisse. Moderne Tools, die Algorithmen und künstliche Intelligenz einsetzen, machen die Komplexität der Schichtplanung erst beherrschbar und ersparen Arbeit, indem sie diese Faktoren in der Planung automatisch berücksichtigen und überprüfen.

  • Arbeitszeiten und Zuschläge verarbeiten

    Arbeitszeiten und Arbeitseinteilung enden nicht bei der Planung – sie müssen gemeinsam mit Abwesenheiten, Überstunden und zuschlagspflichtigen Zeiten erfasst, klassifiziert und fehlerfrei bewertet werden. Eine genaue Erfassung und Bewertung ist zwingende Voraussetzung für eine fehlerfreie Entgeltabrechnung, für das Controlling und für die Rückkopplung in die Planung.

  • Mitarbeiterprozesse digitalisieren

    Dort, wo Personaleinsatzplanung betrieben, Schichten geplant oder angepasst und Arbeit eingeteilt wird, müssen die Informationen auch zu den Mitarbeitenden gelangen. Und nicht nur das - mit Self-Service-Apps können Mitarbeitende auch am Planungsprozess beteiligt werden, z. B. im Rahmen von Schichtplanänderungen, Urlaubsanträgen und Schichttauschen.

  • Mitarbeitende beteiligen

    Mitarbeitenden wird zunehmend mehr Flexibilität abverlangt; im Gegenzug fordern sie mehr Flexibilität von der Schichtplanung. Moderne Formen der Mitarbeiterbeteiligung steigern die Motivation. Wünsche oder eingeschränkte Verfügbarkeiten der Belegschaft lassen sich oft vorab berücksichtigen. Der Schichtplan wird somit stabiler und zuverlässiger.

  • Überblick bewahren

    Zur erfolgreichen Planung und Steuerung des Personaleinsatzes ist ein intelligentes, aussagekräftiges Berichtswesen unabdingbar. Mittels Kennzahlen müssen Verantwortliche die Einflussgrößen und Abweichungen von Annahmen und Zielzuständen unmittelbar messen können, damit sie gegebenenfalls frühzeitig gegensteuern können. Das Reporting sollte auf den Kontext und die adressierte Rolle zugeschnitten sein.

  • Prozesse integrieren

    Workforce Management ist eine zentrale Stelle im Unternehmen und hat Schnittstellen zu vielen anderen Bereichen und Systemen. Alle Stellen müssen die notwendigen Informationen entsprechend aufbereitet erhalten. Dazu ist ein fehlerfreier, reibungsloser Datenaustausch zwischen den genutzten Systemen zwingend erforderlich.

  • Digitalisierung nutzen

    Die Planung und Verknüpfung der einzelnen Teilbereiche des Workforce Managements geschieht vielerorts noch in Excel, sie wird aber aufgrund einer zunehmenden Komplexität und im Rahmen der Digitalisierung mehr und mehr durch leistungsstarke Software abgelöst. Das ermöglicht einen reibungslosen Planungsprozess, eine Durchgängigkeit der Planung und mit Umsystemen, die Nutzung intelligenter Planungsverfahren und Flexibilität insbesondere bei der Planung einer größeren Anzahl an Mitarbeitenden.


Wie kann Software Ihr Workforce Management unterstützen?

Workforce-Management-Software ermöglicht es, die beschriebenen Abläufe zu systematisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren. Dadurch werden auch komplexere Bedarfsverläufe, Arbeitszeitmodelle und -vereinbarungen beherrschbar. Eine digitale Arbeitseinteilung ermöglicht reibungslosere operative Abläufe. Das erschafft Qualitätsvorteile sowie Produktivitätsvorteile im Sinne eines effizienten Arbeitszeiteinsatzes. Auch die Mitarbeitenden profitieren, z. B. indem Überlastsituation vermieden werden. Eine digitale Personaleinsatzplanung kann dafür eingesetzt werden, die Work-life-Balance der Beschäftigten zu verbessern. Und schließlich kann ein digitaler Self-Service wesentlicher Bestandteil der digitalen Employee Experience sein.

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Was ist New Workforce Management?

Die Ideen der New-Work-Bewegung beeinflussen auch das Workforce Management. Im sogenannten „New Workforce Management“ wird versucht, aktuelle Erkenntnisse im Bereich des Designs von Schicht- und Arbeitszeitsystemen umzusetzen. Das heißt, dass die individuellen Interessen der Mitarbeitenden systematischer mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang gebracht werden. Wie im New Work kann es durch New Workforce Management gelingen, einen höheren Grad an Selbstentfaltung zu realisieren, indem die Belegschaft mit einbezogen wird, sodass sie eine höhere Wertschätzung und eine höhere Zufriedenheit empfindet.

Lesen Sie im Blog, wie Work-Life-Balance auch im Schichtbetrieb gelingt.


Workforce Management Entwicklungen und Trends

Dr. Jörg Herbers, Geschäftsführer der INFORM GmbH und Bereichsleiter für Workforce Management, spricht im Interview über die Entwicklungen und Trends im Workforce Management. Fachkräftemangel und Kostendruck, Arbeitszeitflexibilität und Work-Life-Balance verlangen nach neuen Softwarelösungen.

Diese Kunden optimieren bereits ihr Workforce Management:

Infomaterial (28)

WorkforcePlus für die Logistik
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WorkforcePlus in der Produktion
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Eine neue Technologiewelle
Pressespiegel – 331 KB (pdf)
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Zeitfenster­management und Lkw-Zulauf­steuerung
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Flexible Arbeitszeiten in der Schichtarbeit
Pressespiegel – 298 KB (pdf)
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#NOTFALLSCHICHTPLÄNE
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