Mitarbeiterbeteiligung Mitarbeitermotivation effizient und zeitgemäß steigern

Die Gestaltung des Dienstplans wirkt sich auf das soziale Leben und die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus. Moderne Formen der Mitarbeiterbeteiligung steigern die Mitarbeitermotivation - ohne negative Folgen für Kosten und Servicelevel.

Übersicht

Der Einfluss der Dienstplangestaltung auf die Mitarbeiter­motivation rückt zunehmend in den Fokus, inbesondere der Unter­nehmen, deren Mitarbeiter viel Einsatz und Flexibilität einbringen.

Studien zur Personaleinsatzplanung bestätigen, dass immer mehr Unter­nehmen die Wünsche ihrer Mitarbeiter bei der Ge­stal­tung des Dienst­plans berück­sichtigen möchten. Wo es bereits gelun­gen ist, profitieren alle: Mitarbeiter, deren persön­liche Bedürf­nisse erfüllt werden, sind moti­vierter, produktiver und leistungs­fähiger.

Schichtarbeit, insbesondere Nachtarbeit, ist eine Belastung, nicht nur für die Gesund­heit, auch für das soziale Le­ben. Zeit für Familie, Freunde und private Aktivi­täten wird durch wechselnde Arbeits­zeiten bestimmt. Das Ausmaß der Belas­tung hängt von An­kündi­gungs­fristen und der Verbind­lich­keit des Dienst­plans ab - aber auch von persön­lichen Präferen­zen des Mit­arbei­ters.

Dass es Aufgabe der Personal­einsatz­planung ist, gesund­heit­liche Auswir­kungen wechseln­der Arbeits­zeiten zu mildern, ist aner­kannt und gesetz­lich verankert. Im Gegen­satz dazu werden soziale Bedürf­nisse noch nicht grund­sätzlich bei der Gestal­tung des Dienst­plans berück­sich­tigt. Noch halten viele Unter­nehmen daran fest, dass Dienst­pläne fair sind, wenn sie für alle gleich sind.

Dabei haben sich gesell­schaftliche Faktoren verän­dert und erfor­dern eine stärkere Differen­zierung indivi­dueller Einfluss­größen:

  • Der Stellenwert von Familie und Freizeit ist gewachsen.
  • Väter sind stärker in die Kinderbetreuung eingebunden.
  • Der Anteil Mitarbeiter, die Angehörige pflegen, hat zugenommen.
  • Es haben mehr Mitarbeiter ein weiteres Beschäfti­gungs­verhältnis.

Auch die Planung des Personaleinsatzes hat sich verändert:

  • Mitarbeitern wird zunehmend mehr Flexibilität abverlangt; im Gegenzug fordern Mitarbeiter mehr Flexibilität von der Dienstplanung.
  • Spezialisierte Dienstplanungssoftware ermöglicht, Mitarbeiter­bedürf­nisse explizit zu berück­sichti­gen.

Lösung

Formen der Beteiligung von Mitarbeitern bei der Gestaltung des Dienstplans gibt es viele. Welche für ein Unternehmen am besten passt, hängt von individuellen Faktoren ab.

Häufig können Mitarbeiter vor Erstellung und Bekanntgabe des Dienstplans (Phase der taktischen Dienstplanung) Angaben machen zu:

  • Präferierte Zeitenlagen an bestimmten (Wochen)tagen
  • Unerwünschte oder nicht verfügbare Zeitenlagen an bestimmten (Wochen)tagen
  • Präferierte freie Tage
  • Präferierte oder unerwünschte Schichten, z.B. Schichten einer bestimmten Länge
  • Präferierte oder unerwünschte Einsatzblocklängen
  • Präferierte oder unerwünschte Freizeitblocklängen
  • ...

Auch nach Bekanntgabe des Dienstplans (Phase der operativen Dienstplanung) können Mitarbeiter an der Anpassung des Dienstplans beteiligt werden, z.B. in Form von:

  • Schichttausch zwischen Mitarbeitern
  • Beantragung von Dienstplanänderungen
  • Freiwillige Übernahme unbesetzter Schichten
  • ...

Vorteile

Mit WorkforcePlus können Präferenzen und eingeschränkte Verfügbarkeiten für einzelne oder mehrere Mitarbeiter detailliert und präzise hinterlegt werden - angepasst an die betrieblichen Anforderungen. Dabei können einzelne Tage, bestimmte Wochentage oder Zeiträume eingegrenzt werden. Nicht berücksichtigte Wünsche werden übersichtlich angezeigt und sind jederzeit nachvollziehbar.

So wird der Planer entlastet und sichergestellt, dass die Informationen vollständig, korrekt und nachvollziehbar abgebildet sind. Auch kann WorkforcePlus Mitarbeiterpräferenzen und eingeschränkte Verfügbarkeiten bei der Optimierung des Dienstplans berücksichtigen. Die Para­me­trier­bar­keit der Ziel­kriterien sorgt dafür, dass der Planer stets das betriebsindividuell optimale Verhältnis zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und anderen Planungszielen findet.

So lässt sich Mitarbeitermotivation durch faire Individualisierung steigern - ohne negative Auswirkungen auf Kosten oder Servicelevel.

Weil mitarbeiterindividuelle Präferenzen bekannt sind und in die Optimierung einfließen, gibt es nach Bekanntgabe des Dienstplans weniger Änderungsanfragen der Mitarbeiter. Der Dienstplan ist somit stabiler und zuverlässiger.

Davon profitieren alle: Für den Planer reduziert es den Aufwand nachträglicher Anpassungen des Plans an die Wünsche der Mitarbeiter. Für die Mitarbeiter steigt die verbindliche Planbarkeit ihrer Freizeit und damit ihre Zufriedenheit. So lassen sich Auswirkungen der Schichtarbeit auf das soziale Leben effizient und zeitgemäß mildern.

  • individuelle Mitarbeiterpräferenzen abbilden

  • soziale Bedürfnisse in die Optimierung aufnehmen

  • Dienstplanung stabilisieren

  • Verbindlichkeit der Planung steigern

  • Aufwände der Planung reduzieren

  • Mitarbeitermotivation und Produktivität steigern

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