Workforce Management

Definition

Workforce Management bedeutet das richtige Personal mit den richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzuteilen. Workforce-Management-Systeme unterstützen den Betrieb und teilweise auch die HR-Arbeit, indem sie auf den Personal-Einsatz optimieren. Es geht also darum, Schichten und Arbeitszeiten zu organisieren, Arbeitsorte, Tausche, Aufgaben usw. In Bezug auf Arbeitszeit- und Schichtmodelle spielt auch hier die HR eine Rolle. Workforce Management ist ein Begriff, der in den 2000er-Jahren aufkam, um Systeme der Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft, inzwischen auch der Personalsteuerung, zu beschreiben. Das ist abzugrenzen von HR-Systemen, die z.B. dazu dienen, Mitarbeiterstammdaten zu halten, Bewerbungen, Onboarding, Schulungen und Personalabrechnung zu organisieren.

Workforce Management findet im Spannungsfeld zwischen Arbeitszeit, Bedürfnissen der Mitarbeitenden und dem Serviceniveau statt. Zahlreiche Vorgaben aus Gesetzen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen sind bei der Planung und Steuerung zu beachten. Zudem existieren vielzählige soziale und kulturelle Gestaltungselemente. Eine optimierte, eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung und -steuerung findet die bestmögliche Balance für die jeweiligen betriebsindividuellen Ziele und Rahmenbedingungen. So werden Motivation der Beschäftigten, Arbeitszeitproduktivität und Kundenzufriedenheit gesteigert.

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Die 8 wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Workforce Management

  • Personalbedarf kennen

    Wer bedarfsorientiert planen will, muss die Personalbedarfe kennen. Die sogenannte Personalbedarfsrechnung geht von bestimmen Geschäftstreibern oder Personalbedarfstreibern aus. Das können z. B. die Umschlagsmengen in der Logistik, die erwarteten Kunden im Einzelhandel oder Flugzeuge oder Passagiere am Flughafen sein. Diese Bedarfstreiber werden mit dem dazugehörigen Arbeitsaufkommen verknüpft. Auch Urlaube und Schulungen sollten bei der Personalbedarfsrechnung und anschließenden Planung berücksichtigt werden.

  • Schichten planen

    Egal ob fester Rahmendienstplan, freie Dienstplanung, Mitarbeiterbeteiligung etc., bei der Planung sollten immer Arbeitszeitgesetze, Tarifvereinbarungen, individuelle Arbeitszeitregeln, alle relevanten Mitarbeiterdaten in Bezug auf Qualifikation, Funktion, Arbeitsvertrag, Verfügbarkeit, Präferenzen, Einschränkungen, etc. beachtet werden. Hinzu kommen betriebs-individuellen Zielkriterien im Hinblick auf Produktivität, Servicelevel und Mitarbeiterbedürfnisse. Moderne Tools ersparen Arbeit, indem sie diese Faktoren in der Planung automatisch berücksichtigen und überprüfen.

  • Arbeitszeiten erfassen und verarbeiten

    Im Workforce Management sind Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung bzw. Zeitwirtschaft eng verknüpft. Arbeitszeiten und Arbeitseinteilung enden nicht bei der Planung – sie müssen gemeinsam mit Abwesenheiten, Überstunden und zuschlagspflichtige Zeiten erfasst, klassifiziert und fehlerfrei bewertet/ausgewertet werden, da sie relevant für die Entgeltabrechnung, Controlling und zukünftige Planung sind.

  • Mitarbeitende informieren

    Dort, wo Personaleinsatzplanung betrieben, Schichten geplant oder angepasst und Arbeit eingeteilt wird, müssen die Informationen auch zu den Mitarbeitenden gelangen. Das digital zu gewährleisten, ist die Aufgabe von Self-Service-Applikationen, mit denen z. B. Schichtplanänderungen kommuniziert sowie Urlaube und Schichttausche beantragt werden.

  • Mitarbeitende motivieren

    Mitarbeitenden wird zunehmend mehr Flexibilität abverlangt; im Gegenzug fordern sie mehr Flexibilität von der Schichtplanung. Moderne Formen der Mitarbeiterbeteiligung steigern die Motivation. Präferenzen oder eingeschränkte Verfügbarkeiten der Belegschaft lassen sich oft vorab berücksichtigen. Der Schichtplan wird somit stabiler und zuverlässiger.

  • Erfolge messen

    Zur erfolgreichen Planung und Steuerung des Personaleinsatzes ist ein intelligentes, aussagekräftiges Berichtswesen unabdingbar. Kennzahlen müssen die Einflussgrößen und Abweichungen von Annahmen und Zielzuständen unmittelbar messen, damit gegensteuern gegebenenfalls frühzeitig möglich ist. Das Reporting sollte auf den Kontext und die adressierte Rolle zugeschnitten sein.

  • Planungsprozesse integrieren

    Workforce Management ist eine zentrale Stelle im Unternehmen und hat Schnittstellen zu vielen anderen Bereichen und Systemen. Alle Stellen müssen die notwendigen Informationen entsprechend aufbereitet erhalten. Dazu ist ein fehlerfreier, reibungsloser Datenaustausch zwischen den von Ihnenden genutzten Systemen zwingend erforderlich.

  • Planung digitalisieren

    Die Planung und Verknüpfung der einzelnen Teilbereiche des Workforce Managements geschieht vielerorts noch in Excel oder analog, wird aufgrund der Komplexität und im Rahmen der Digitalisierung aber zunehmend durch leistungsstarke Software abgelöst. Das ermöglicht einen reibungslosen Planungsprozess, mehr Transparenz und Flexibilität, insbesondere bei der Planung einer größeren Anzahl an Mitarbeitenden.


Wie kann Software Ihr Workforce Management unterstützen?

Workforce-Management-Software ermöglicht es, die beschriebenen Abläufe zu systematisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren. Dadurch werden auch komplexere Bedarfsverläufe, Arbeitszeitmodelle und -vereinbarungen beherrschbar. Eine digitale Arbeitseinteilung ermöglicht reibungslosere operative Abläufe. Das erschafft Qualitätsvorteile sowie Produktivitätsvorteile im Sinne eines effizienten Arbeitszeiteinsatzes. Auch die Mitarbeitenden profitieren, z. B. indem Überlastsituation vermieden werden. Eine digitale Personaleinsatzplanung kann dafür eingesetzt werden, die Work-life-Balance der Beschäftigten zu verbessern. Und schließlich kann ein digitaler Self-Service wesentlicher Bestandteil Ihrer digitalen Employee Experience sein.

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Was ist New Workforce Management?

Die Ideen der New-Work-Bewegung beeinflussen auch das Workforce Management. Im sogenannten „New Workforce Management“ wird versucht, aktuelle Erkenntnisse im Bereich des Designs von Schichtsystemen umzusetzen. Das heißt, dass die individuellen Interessen der Mitarbeitenden mehr in den Fokus rücken. Ein größeres Entgegenkommen, im Rahmen der betrieblichen Anforderungen, soll somit ermöglicht werden. Wie im New Work kann es durch New Workforce Management gelingen, einen höheren Grad an Selbstentfaltung zu realisieren, indem die Belegschaft mit einbezogen wird, sodass sie eine höhere Wertschätzung und dadurch eine höhere Zufriedenheit empfindet.

Lesen Sie im Blog, wie Work-Life-Balance auch im Schichtbetrieb gelingt.


Workforce Management Entwicklungen und Trends

Dr. Jörg Herbers, Bereichsleiter für Workforce Management bei INFORM, spricht im Interview über die Entwicklungen und Trends im Workforce Management. Fachkräftemangel und Kostendruck, Arbeitszeitflexibilität und Work-Life-Balance verlangen nach neuen Softwarelösungen.

Diese Kunden optimieren bereits ihr Workforce Management:

Infomaterial (28)

WorkforcePlus für die Logistik
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WorkforcePlus in der Produktion
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Eine neue Technologiewelle
Pressespiegel – 331 KB (pdf)
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Zeitfenster­management und Lkw-Zulauf­steuerung
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Flexible Arbeitszeiten in der Schichtarbeit
Pressespiegel – 298 KB (pdf)
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#NOTFALLSCHICHTPLÄNE
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