Workforce Management

Wer bedarfsorientiert planen will, muss die Personalbedarfe kennen. Die sogenannte Personalbedarfsrechnung geht von Geschäftstreibern bzw. Personalbedarfstreibern aus. Das können z. B. die Umschlagsmengen in der Logistik, die erwarteten Kunden im Einzelhandel oder Flugzeuge oder Passagiere am Flughafen sein. Diese Bedarfstreiber werden mit dem dazugehörigen Arbeitsaufkommen verknüpft. Diese sich ergebenden Personalbedarfe bilden die Grundlage für die Schichtplanung.

Egal ob fester Rahmendienstplan, freie Dienstplanung, Mitarbeiterbeteiligung etc., bei der Planung sollten immer Arbeitszeitgesetze, Tarifvereinbarungen, individuelle Arbeitszeitregeln sowie alle relevanten Mitarbeiterdaten in Bezug auf Qualifikation, Funktion, Arbeitsvertrag, Verfügbarkeit, Präferenzen, Einschränkungen, etc. beachtet werden. Hinzu kommen betriebsindividuelle Zielkriterien im Hinblick auf Produktivität, Servicelevel und Mitarbeiterbedürfnisse. Moderne Tools, die Algorithmen und künstliche Intelligenz einsetzen, machen die Komplexität der Schichtplanung erst beherrschbar und ersparen Arbeit, indem sie diese Faktoren in der Planung automatisch berücksichtigen und überprüfen.

Arbeitszeiten und Arbeitseinteilung enden nicht bei der Planung – sie müssen gemeinsam mit Abwesenheiten, Überstunden und zuschlagspflichtigen Zeiten erfasst, klassifiziert und fehlerfrei bewertet werden. Eine genaue Erfassung und Bewertung ist zwingende Voraussetzung für eine fehlerfreie Entgeltabrechnung, für das Controlling und für die Rückkopplung in die Planung.

Dort, wo Personaleinsatzplanung betrieben, Schichten geplant oder angepasst und Arbeit eingeteilt wird, müssen die Informationen auch zu den Mitarbeitenden gelangen. Und nicht nur das - mit Self-Service-Apps können Mitarbeitende auch am Planungsprozess beteiligt werden, z. B. im Rahmen von Schichtplanänderungen, Urlaubsanträgen und Schichttauschen.

Mitarbeitenden wird zunehmend mehr Flexibilität abverlangt; im Gegenzug fordern sie mehr Flexibilität von der Schichtplanung. Moderne Formen der Mitarbeiterbeteiligung steigern die Motivation. Wünsche oder eingeschränkte Verfügbarkeiten der Belegschaft lassen sich oft vorab berücksichtigen. Der Schichtplan wird somit stabiler und zuverlässiger.

Zur erfolgreichen Planung und Steuerung des Personaleinsatzes ist ein intelligentes, aussagekräftiges Berichtswesen unabdingbar. Mittels Kennzahlen müssen Verantwortliche die Einflussgrößen und Abweichungen von Annahmen und Zielzuständen unmittelbar messen können, damit sie gegebenenfalls frühzeitig gegensteuern können. Das Reporting sollte auf den Kontext und die adressierte Rolle zugeschnitten sein.

Workforce Management ist eine zentrale Stelle im Unternehmen und hat Schnittstellen zu vielen anderen Bereichen und Systemen. Alle Stellen müssen die notwendigen Informationen entsprechend aufbereitet erhalten. Dazu ist ein fehlerfreier, reibungsloser Datenaustausch zwischen den genutzten Systemen zwingend erforderlich.

Die Planung und Verknüpfung der einzelnen Teilbereiche des Workforce Managements geschieht vielerorts noch in Excel, sie wird aber aufgrund einer zunehmenden Komplexität und im Rahmen der Digitalisierung mehr und mehr durch leistungsstarke Software abgelöst. Das ermöglicht einen reibungslosen Planungsprozess, eine Durchgängigkeit der Planung und mit Umsystemen, die Nutzung intelligenter Planungsverfahren und Flexibilität insbesondere bei der Planung einer größeren Anzahl an Mitarbeitenden.